Myymalat pieni

11.1.2016

Pilvi ja reaaliaikainen taloushallinto tilitoimistoissa

Nykyisin törmää enenevässä määrin käsitteeseen reaaliaikainen taloushallinto. Usein tämä käsite on muotoiltu osaksi tilitoimiston, ohjelmistotalon tai jonkin muun toimijan markkinointiviestintää. Reaaliaikainen taloushallinto on onnistuttu markkinoimaan niin hyvin, että nykyisin asiakkaat alkavat tätä myös enenevässä määrin vaatimaan. Vaikka käsite onkin varsin vakiintunut, niin ongelmaksi välillä muodostuu, mitä kukin sillä tarkoittaa.

Yhdelle reaaliaikainen taloushallinto on mahdollisuus päästä katsomaan internetissä vaikkapa yrityksen edellisen kuukauden kirjanpidon raportteja itselle parhaaksi sopivana ajankohtana. Toiselle se tarkoittaa sitä, että taloushallinto on todella reaaliaikaista, sitä siis tehdään jatkuvana prosessina eikä pelkästään esimerkiksi kerran kuukaudessa. Kolmannelle se tarkoittaa epämääräisesti jotain sähköistä taloushallintoa, mutta termi on vielä jäsentymätön möykky. Neljännelle kyse on jostain ihan muusta. Viestiä olisi mielestäni syytä hieman teroittaa. Olisi meidän kaikkien etu, kun termit ja käsitteet olisivat mahdollisimman yksiselitteisiä.

Työssäni olen jatkuvasti tekemisissä tilitoimistoyrittäjien kanssa. Kaikki puhuvat nykyään pilvestä ja reaaliaikaisuudesta. Monille pilvi ja reaaliaikainen taloushallinto ovat yksi ja sama asia. Jos ohjelmisto on siirtynyt pilveen, mutta tilitoimiston toimintatavat ovat pysyneet muuttumattomina viime vuosituhannelta saakka, niin mielestäni ei voida puhua reaaliaikaisesta taloushallinnosta. Toisaalta monelle tilitoimiston asiakkaalle riittää jatkossakin kerran kuukaudessa tehtävä kirjanpito, eikä kirjanpidon reaaliaikaisuudelle ole näiden asiakkaiden keskuudessa kysyntää.

Usein keskustelu onkin ollut asiakastarpeista lähtevää. Pilvi, reaaliaikaisuus ja muut uudet tavat toimia, voivat hyvinkin täyttää erilaisia asiakastarpeita. Tämän rinnalle nostaisin tilitoimiston omat tarpeet ja niiden täyttämisen. Joissain tapauksissa nämä saattavat olla tilitoimiston kannalta lopulta merkittävämpiä asioita.

Reaaliaikaisen taloushallinnon monet mahdollisuudet

Tilitoimistoyrittäjä saattaisi haluta pitää välillä pitkän viikonlopun, mutta jotkin rutiinitehtävät olisi kuitenkin kyettävä hoitamaan. Tämä olisi huomattavasti joustavampaa, kun nämä asiat voisi hoitaa kotona tai vaikka lomareissussa, sen sijaan, että yrittäjä käy pikaisesti töissä ”kääntymässä”. Toisinaan kirjanpitäjä saattaa joutua jäämään kotiin sairaan lapsen kanssa, mutta voisiko ainakin osan työstä kyetä hoitamaan kotoa käsin ja näin ennaltaehkäistä sitä ruuhkaa, joka töihin palatessa on odottamassa.

Usein laskujen siirtäminen maksuun isommissa erissä olisi tehokkaampaa, mutta mitäpä jos eräpäivänä tilillä ei olekaan riittävästi rahaa? Voisiko näistä saada automaattisen hälytyksen vaikkapa puhelimeen? Yhteydenpito asiakkaisiin ja tämän kautta tuotettava lisäarvo ovat monissa tilitoimistoissa toiminnan elinehto, mutta voisiko jossain tapauksissa olla sekä tilitoimiston, että tilitoimiston asiakkaan näkökulmasta tehokkaampaa hoitaa jokin pieni palaveri toimivan videoneuvottelujärjestelmän kautta?

Joskus voisi olla tehokkaampaa siirtää vaikkapa tilitoimiston asiakkaan myyntilaskut kirjanpitoon sähköisesti ilman manuaalista ja aikaa vievää tallennusta. Tässä säästynyt aika voitaisiin käyttää vaikkapa asiakkaan parempaan konsultoimiseen, jolloin työ saattaisi olla tekijälleen mielekkäämpää ja asiakas saattaisi kokea saavansa parempaa palvelua. Olisiko tilitoimistolle helpompaa, asiakkaalle halvempaa ja asiakkaan työntekijöille mieluisampaa saada palkkalaskelmat sähköisesti verkkopankkiin perinteisen kirjepostin sijaan?

Aivan nuorimmat tilitoimistoyrittäjät eivät edes tiedä paljonko harmaita hiuksia vaikkapa palkanlaskenta- tai kirjanpito-ohjelmistojen päivittämiset ovat tilitoimistoissa aiheuttaneet ja monille aiheuttavat edelleen. Eikö olisikin kätevää kun nämä kaikki päivitykset vain tapahtuisivat itsestään ja vielä tärkeämpää, päivitykset todella onnistuisivat? Entäpä ne varmistukset, voisiko nekin unohtaa?

Tämä kaikki tekniikka on tänään ja on ollut itseasiassa jo eilen kaikkien tilitoimistojen saatavissa. Monissa tilitoimistoissa tämä tekniikka on myös jo käytössä. Aika moni niistä toimistoista, jotka ovat tämän ratkaisun jo tehneet, eivät vielä osaa hyödyntää kaikkia tekniikan tuomia mahdollisuuksia. Pilvipalvelu voi parhaimmillaan mahdollistaa reaaliaikaisen taloushallinnon. Lisäksi se voi myös tehostaa tilitoimiston toimintaa merkittävästi ja tuoda toimintaan aivan uudenlaisia joustoja, mutta myös liiketoimintamahdollisuuksia.

Nyt jos koskaan voisi olla hyvä aika pohtia mitä pilvi ja reaaliaikainen taloushallinto merkitsevät sinun tilitoimistollesi ja olisiko näistä asioista apua, kun yritämme omissa yrityksissämme ottaa sitä paljon julkisuudessakin kaivattua tuottavuusloikkaa?

30.3.2015

Ohjelmistovalmistajat muutosten kourissa pilvipalveluiden yleistyessä

Aikaisemmin ohjelmistotoimittajilta riitti ohjelmiston toimittaminen ja siihen mahdollisesti tuki- ja koulutuspalveluiden tuottaminen. Nykyään suuri osa ohjelmistoista on jo saatavilla pilvipalveluna ja nekin, jotka eivät vielä pilvestä ole saatavilla, niiden jakelua pilvestä on luultavasti vähintäänkin pohdittu. Pilvi onkin muuttanut ohjelmistotalon liiketoimintaa varsin paljon. Tyypillinen lisenssikauppa ja siihen liittyvä ylläpitopalvelun myynti on monessa tapauksessa muuttunut kuukausiperustaiseksi palvelumyynniksi, johon sisältyvät itse ohjelmisto, ohjelmiston tarvitsema pilvi, tukipalvelut ja ohjelmiston ylläpito. Tyypillisen ohjelmistotalon business-logiikka onkin kokenut muutaman kuluneen vuoden aikana isoja muutoksia. Jotkut toimijat ovat osanneet hyödyntää muutoksen mahdollisuuden hyvin, jotkut taas ovat tulleet mukaan pakon sanelemina ja onhan markkinoilla iso joukko toimijoita, jotka vielä empivät tämän tyyppiseen konseptiin siirtymistä.

Jos pilvipalvelut ovat muuttaneet ohjelmistotalojen business-mallia, niin tuo muutos ei ole kuitenkaan jäänyt ainoaksi. Tyypillisesti ohjelmistotaloilla on luonnollisesti ollut hyvä osaaminen ohjelmistokehityksessä, mutta infraosaaminen, jota pilvipalveluiden tuottaminen mitä suurimmassa määrin vaatii, ei ole ollut ohjelmistotalojen ydinosaamista. Pilviratkaisuissa ohjelmistotalot ovatkin tehneet omista lähtökohdistaan kovin erilaisia ratkaisuja pilveen siirtymisen yhteydessä. Osa yrityksistä on hankkinut omaa rautaa ja alkanut itse tuottamaan ohjelmistonsa tarvitsemaa pilvikapasiteettia. Osa puolestaan on päätynyt hyväksi havaitsemaansa paikalliseen hosting-palveluita tarjoavaan kumppaniin ja osa on valinnut ohjelmiston pilveksi jonkin suuren kansainvälisen pilvitoimijan kuten Microsoftin tai Amazonin.

Ohjelmistotalon valitessa omaa pilvialustaa edessä on paljon kysymyksiä, jotka tulee ratkaista. Kustannukset ovat varmasti yksi pohdittava asia, vaikkakin yksiselitteisesti edullisimman ratkaisun tunnistaminen saattaa olla käytännössä vaikeaa. Pohdittaessa pilvipalvelun tuottamista omasta ympäristöstä, arvioitavaksi tulee oman yrityksen riittävä ammattitaito tuottaa tämän kaltaista palvelua. Asiakkailla saattaa olla palvelun käytettävyydelle varsin merkittäviäkin vaateita. Esimerkiksi tilaan, jossa palvelua fyysisesti pyöritetään, saattaa kohdistua yllättävän suuria vaatimuksia asiakkaiden taholta.

Pohdittaessa palvelun tuottamista ison kansainvälisen pilvipalveluoperaattorin pilvestä, kysymykset ovat tyypillisesti hyvin erilaisia. Kysymyksiä saattavat olla esimerkiksi datan maantieteellinen sijainti sekä datan omistajuuteen liittyvät kysymykset, eli kuka lopulta omistaa pilveen tallennetun datan. Kansainvälisten toimijoiden kohdalla lainsäädäntö mietityttää myös usein: minkä maan lainsäädäntöä palvelussa sovelletaan ja kuinka hyvin tämä lainsäädäntö tukee tai vaihtoehtoisesti ei tue palvelun tuottamista. Suomalaisen ohjelmistotalon näkökulmasta ohjelmistovalmistaja on tyypillisesti merkittävästi pienempi toimija kuin pilvipalvelua tuottava yritys ja usein tässä kohtaa mietitäänkin, onko ohjelmistotalon mahdollista saada suurelta kansainväliseltä yritykseltä riittävän monipuolista palvelua ja miten toimitaan mahdollisissa ongelmatilanteissa. Hinnoittelu saattaa myös koostua paljolti muuttuvista eristä ja näiden arviointi etukäteen ei ole aina täysin ongelmatonta.

Kun taas ohjelmistovalmistaja pohtii pilvikumppanikseen paikallisempaa hosting-kumppania, niin jälleen kysymyksen asettelu muuttuu varsin paljon. Ensimmäinen kysymys usein kuuluu, että onko tällä kumppanilla riittävä tekninen osaaminen ja riittävät taloudelliset resurssit pilvipalvelun tuottamiseen nyt ja tulevaisuudessa. Toinen keskeinen kysymys tämän kaltaisten kumppaneiden pohdinnassa on ollut konesalien standardit: ovatko konesalit riittävän turvallisia myös epätodennäköisten häiriötilanteiden sattuessa kohdalle.

Omaan pilvipalveluun päätyessä ohjelmistotalo pyrkii tyypillisesti vastaamaan pilvialustastaan itse mahdollisimman kokonaisvaltaisesti ja saamaan näin kustannussäästöjä. Kansainvälisten pilvipalveluiden tarjoajien kanssa tilanne on monessa mielessä samankaltainen. Tuolloin alla oleva infra kyllä hoidetaan palveluna, mutta varsinainen palveluympäristö on tyypillisesti sellainen, jonka konfiguroinnista ja palvelusta vastaa ohjelmistoyritys. Toisaalta paikallisen hosting-kumppanin kanssa merkittävä ero on, että tällöin työtehtävistä ja vastuista voidaan tyypillisesti sopia varsin joustavasti.

Me Magic Cloudissa olemme yksi Suomalainen hosting-palveluita tarjoava yritys. Meillä on lukuisia kotimaisia ohjelmistoalan yrityksiä asiakkainamme, jotka ovat päätyneet käyttämään meidän pilveämme oman ohjelmistonsa pilvipalvelu alustanaan.

1.12.2014

Kaksi kolmesta työntekijästä kokee oikkuilevan tietokoneen heikentävän työmotivaatiota

3 Step IT:n tekemän tutkimuksen mukaan kaksi kolmesta työntekijästä kokee oikkuilevan tietokoneen vähentävän työmotivaatiota. Samainen tutkimus paljastaa oikkuilevan tietokoneen aiheuttavan Suomessa satojen miljoonien kustannuksen vuositasolla. Suurimpia ongelmia olivat liian vanhat ja tehottomat työasemat, jotka oikkuilivat liian usein.

Tutkimuksessa saadut tulokset eivät varmastikaan yllätä meistä montaakaan. Mistä sitten johtuu, että tiedossa olevaa tilannetta ei saada yrityksissä korjattua. Yksittäisten työasemien hinnat ovat laskeneet niin alhaiselle tasolle, että ongelma tuskin on uusien työasemien hankintakustannuksissa. Yleisesti tiedossa onkin, että työasemien kustannuksista murto-osa muodostuu niiden hankintahinnasta ja valta-osa kustannuksista syntyy muista elinkaarikustannuksista, joita ovat esimerkiksi käyttöönotto ja ylläpitokustannukset.

Oma käsitykseni on kuitenkin, että lopulta kustannukset ovat vain yksi syy siihen, minkä takia työpaikoilla tuskaillaan vanhentuneiden työasemien kanssa. Työasemien uudistamiset ovat usein työläitä projekteja ja niihin liittyy usein epävarmuustekijöitä miten esimerkiksi vanhat sovellukset toimivat uusilla koneilla. Ei myöskään pidä vähätellä sen merkitystä, että usein yrityksen johdolla – jotka myös tekevät päätökset hankinnoista – ei ole käytössään näitä ongelmallisia sovelluksia vaan usein pelkkä Office paketti ja internetselain. Näin ollen johdon koneet ovat kovin usein uudet ja tästä syystä johto ei useinkaan ymmärrä näitä ongelmia, joiden kanssa muut työntekijät joutuvat painimaan.

Ratkaisuja hitaiden oikuttelevien koneiden uusimiseen on monia ja eri organisaatiot valitsevat kukin heille parhaiten soveltuvan tavat, tosin liian monet jättävät valinnan tekemättä. Meillä Magic Cloudissa on jo pitkään tarjottu Windows työasemaa palveluna pilvestä kiinteään kk-hintaan. Kyseessä on niin kutsuttu Desktop as Service tyyppinen palvelu, jonka olemme nimenneet meillä MagicDeskiksi. Tässä mallissa työntekijällä on aina käytössään tuoreimmat ohjelmistoversiot, taustalla olevan raudan päivittäminen kuuluu osaksi palvelua, yrityksellä on aina yksi kontakti joka vastaa työaseman toimivuudesta. Aika moniyritys on jo valinnut MagicDeskin yrityksen ratkaisuksi työasemien elinkaaren täyttyessä. Tätä blogia kirjoittaessa olemme juuri valmistelemassa uuden MagicDesk version käyttöönottoa ja tämän version saavat kaikki olemassa olevat MagicDesk asiakkaat käyttöönsä ilman lisäkustannuksia vähän niin kuin automaattisesti 🙂

18.11.2013

Päivitelläänkö teilläkin ohjelmistoja?

Monet yritykset tuskailevat ennen muuta näin vuoden vaihteen lähestyessä ohjelmistojen päivityksien parissa. Mielessä pyörivät kysymykset siitä, milloin päivityksen voisi tehdä, jotta siitä aiheutuisi mahdollisimman vähän haittaa? Kuka päivityksen käytännössä suorittaa? Onnistuuko päivitys ongelmitta? Vaikuttaako päivitys joihinkin toisiin ohjelmistoihin odottamattomalla tavalla? Mitä päivittäminen maksaa?

Pienemmissä yrityksissä on varsin tyypillistä, että päivityksiä yritetään hoitaa ”tee se itse” -periaatteella yrittäjän toimesta. Hieman suuremmissa yrityksissä palvelu useimmiten ostetaan asiantuntijalta. Isoimmissa yrityksissä puolestaan on usein omaa IT-väkeä, jotka hoitavat päivitykset. Niin ja onhan niitäkin yrityksiä, joilla ohjelmistot ovat pilvessä ja päivitykset hoituvat taustalla automaattisesti.

Ohjelmistosta riippuen päivittämiseen kuluu yleensä aikaa enemmän tai vähemmän. ”Tee se itse” -yrittäjän kyseessä ollessa omalla työllähän ei yleensä ole hintaa, joten päivityshän onnistuu usein ”ilmaiseksi”. Yrityksen IT-osaston hoitaessa päivitykset, ne toteutetaan yleensä osana muuta IT:tä ja päivityksellä ei tällöinkään ole selvää hintalappua. Kun taas päivittämisessä käytetään ostettua asentajaa, niin päivitykselle muodostuu selkeämpi hinta. Asiaa tarkemmin mietittäessä taitaa kuitenkin olla niin, että nämä kaikki kolme vaihtoehtoa maksavat jotain. Ja niin, se neljäs vaihtoehto siellä pilvessä, eihän sekään ole ihan ilmainen, se on varmastikin hinnoiteltu kuukausi- tai vuosimaksuun kuuluvaksi.

Mutta uskaltaisin kyseenalaistaa äsken kuvatun kaltaisen kustannuslaskennan. Tehdään päivitys miten vain, niin todellisuudessa se varmasti jotain maksaa, mutta kustannus lienee kuitenkin pääsääntöisesti pienehkö tai ainakin kohtuullinen. Varmasti poikkeuksiakin löytyy, ensimmäisenä tulee mieleen yksi ohjelmistotalo nimeltä… tai no, jätetäänpä mainitsematta.

Harvoin ohjelmistoa päivitetään ihan pelkästään päivittämisen ilosta. Yleensä ohjelmistolla on jokin funktio yrityksen toiminnassa. Normaalistihan ohjelmistolla saavutetaan jotain lisäarvoa, joka on suurempi, kuin ohjelmiston aiheuttama kustannus tai tähän varmasti ainakin pyritään. Näin ollen päivityksen onnistuminen on yleensä yrityksen toiminnan kannalta merkityksellistä. ”Tee se itse” -päivitys ja tässä näennäisesti säästetty rahasumma saattaakin maksaa moninkertaisesti jos ”tee se itse” -päivitys ei mennytkään ihan putkeen ja tämän vuoksi ohjelmiston käyttö estyy tai vaikeutuu merkittävästi. Tosin monissa firmoissa on kyllä ihan päteviäkin ”tee se itse” -miehiä, eli älköön teistä kukaan ottako tätä henkilökohtaisesti.

Niin, ja kuinkas se pilvi? Ihanteellisessa tilanteessa päivitys tapahtuu täysin automaattisesti taustalla, vaikuttamatta missään vaiheessa mitenkään yrityksen toimintaan. Mutta ovatkohan ne kaikki pilvet tämän kaltaisia poutapilviä? Varmaankaan eivät, mutta tähän aika moni pilvipalvelu kyllä pyrkii ja useimmat siinä myös onnistuvat.

En kuitenkaan yritä sanoa, että ainoa oikea tapa on siirtää ohjelmat pilveen ja jos näin ei toimita, niin ulkopuolisen asentajan palkkaaminen on sitten se toinen vähiten huono vaihtoehto. En, vaikka me toimitamme pilvi- sekä asennuspalveluita. Mutta haluaisin kiinnittää yrityksen huomion ohjelmistojen päivityksiin osana liiketoiminnan sujumista, enkä pelkkänä pakollisena pahana. Suunnittelu, toteutus ja onnistuminen kuulostaa ainakin omasta mielestäni paljon paremmalta kuin toteutus, epäonnistuminen, uudelleen yritys, epäonnistuminen, suunnittelu, toteutus ja onnistuminen. Kun yrityksellä itsellään, sen koosta riippumatta, on olemassa riittävät resurssit ja osaaminen päivityksien tekemiseen, niin kannattaa niitä toki käyttää. Silloin kun näin ei ole, niin ulkopuolinen apu on paikallaan. Ja se pilvi, siinä on monta hyvää juttua ja varmasti niitäkin, jotka arveluttavat, mutta sitäkin vaihtoehtoa kannattaa harkita jossain vaiheessa.

23.8.2013

Raivokohtauksia ja mielenrauhaa

Sain viime viikolla etuoikeuden osallistua erittäin mielenkiintoiseen ja antoisaan itsensä kehittämiseen tähtäävään koulutuspäivään. Päivän aikana yhtenä tärkeänä teemana pyrimme selkiyttämään tavoitteitamme ja tapoja esittää asioita. Millaisia palveluita tuotamme ja miten tuomme ne esiin kanssaihmisille?

Magic Cloud on suomalainen pilvipalveluita tuottava yritys ja tavoitteemme on tehostaa asiakkaidemme liiketoimintaa ja tarjota heille mielenrauha tietotekniikkaan liittyvissä asioissa. Monissa yrityksissä tietotekniikka koetaan pakollisena pahana, kun mielestämme tietotekniikan tehtävä olisi tarjota parhaat mahdolliset työkalut oman liiketoiminnan tarpeisiin ja sen kehittämiseen.

Tarjoamamme MagicDesk-pilvipalvelu on hyvin erilainen tapa toteuttaa tietotekniikkaa, kuin niin sanotut perinteiset ratkaisumallit. Kokonaisvaltaisen palvelun myötä haluamme häivyttää käyttäjien näkymättömiin kaikki tekniset kiemurat ja tuoda esiin vain ja ainoastaan käyttäjälle oleellisen: toimivan työkalun.

Kuinka moni meistä on joskus kironnut kaatuvaa tietokonetta? Kuinka moni on kiristellyt hampaita, kun tietokone pyytää uudelleenkäynnistystä kesken tärkeän tehtävän? Kuinka moni on manannut, kun tietokoneen käynnistyminen on kestänyt minuuttitolkulla? Uskaltaisin väittää, että melkeinpä meistä jokainen, vai mitä?

Kuinka moni uskaltaa myöntää saavansa raivostumiskohtauksia töissä? Suomesta ei taida tästä tutkimusta olla, mutta uskoisin Britanniassa tehdyn tutkimuksen heijastelevan hyvin myös Suomen tilannetta. Britit myöntävät saavansa kunnon kiukunpuuskan töissä keskimäärin kahdesti päivässä. Arvatkaapa mikä on maltin menettämisen yleisin syy? Kyllä, kaatuva tietokone.

Kaatuva tietokone, hitaasti käynnistyvä tietokone, tietokoneen päivitykset ja niiden vaatimat uudelleenkäynnistykset. Nämä ovat asioita jotka me pystymme, jos nyt ei aivan täysin poistamaan, niin ainakin minimoimaan hyvin lähelle nollaa. Nämä seikat, olennaisesti työn sujuvuuteen ja omaan fiilikseen vaikuttavat asiat, ovat sellaisia, joista olen kertonut lukuisissa ja lukuisissa asiakaskohtaamisissa. Toiset ovat pitäneet asioita relevantteina, mutta suurin osa ihmisistä on tuntunut pitävän niitä toisarvoisina ja työnsujuvuuteen vähäisesti vaikuttavina tekijöinä.

Nyt minulla onkin uusi lupaus kerrottavana: pystymme oleellisesti vähentämään ihmisten raivokohtauksia työaikana. Kuinkahan moni johtaja myöntää, että työpaikalla aina silloin tällöin ärräpäät lentelevät ja ovet paukkuvat? Luulenpa, ettei ihan jokainen. No, meillä on oma tarinamme kerrottavana. Me kuitenkin haluamme muuttaa maailmaa ja tuoda omalta osaltamme ihmisille mielenrauhaa ja vähemmän kiukunpuuskia. Mitenkö sen teemme? Kerron sen mielelläni jokaiselle halukkaalle. Mutta muistakaa, että jokainen yritys ja yrityksien ihmiset ovat erilaisia. Siksi haluankin kuulla ensin teidän tarinanne ja ajatuksenne. Sen jälkeen rakennamme yhdessä entistä paremman huomisen.

Lue The Telegraphin julkaisema uutinen tutkimuksesta tästä.

14.8.2013

Työn touhussa mökkilaiturilla?

Kuinka miellyttävää onkaan helteisenä kesäpäivänä ottaa läppäri toimistolta kainaloon ja suunnata lähimpään puistoon tai omalle mökille? Entä kuinka paljon arvostaisit mahdollisuutta lähteä toimistolta hiukan aiemmin ja hoitaa päivän työt loppuun kotimatkalla esimerkiksi junan kyydissä?

Etätyössä on kuitenkin yllättävän paljon haasteita jotka tulisi ottaa huomioon niin työnantajan, kuin työntekijän asemassa. Haasteita joihin on olemassa yksinkertaisia ratkaisuja.

Kolmannes suomalaisista palkansaajista tekee etätyötä. Kuulostaa melko korkealta luvulta, kun vain murto-osalla tietotekniikan avustuksella työtä tekevistä yrityksistä on toimivat ja ennen kaikkea tietoturvalliset edellytykset etätyöhön.

 

Haasteita kohti

Markkinoilta on löytynyt kirjava valikoima erilaisia toteutusmalleja eri toimipisteiden välisen yhteyden toteuttamiseen 80-luvulta lähtien. Suurin osa etäyhteyksistä on vaatinut yrityksen henkilökunnalta reilusti tietotaitoa tai vastaavasti palveluiden toteutus on ostettu oman talon ulkopuolelta kalliilla rahalla.

Etätyön suurimpana kynnyskysymyksenä, allekirjoittanut pitää kuitenkin etätyön mahdollistavalle laitteelle tallennetun tiedon turvallisuutta, eikä niinkään etäyhteyksien heikkouksia. Vaikka yritysten tai kuntasektorin tietoturvamääräykset kieltäisivät tietojen tallentamisen esimerkiksi kannettavalle tietokoneelle ”offline”-käytön mahdollistamiseksi, tulee näin silti tehtyä useissa tapauksissa.

Lyhyestä virsi kaunis; etätyön mahdollisuus on helppo toteuttaa joustavasti sekä turvallisesti nykypäivän tekniikalla. Magic Cloud haastaakin niin yritykset kuin kuntasektorin miettimään, kuinka paljon etätyömahdollisuuksien luominen parantaisi teidän henkilöstönne viihtyvyyttä sekä työtehoa?

 

Uskaltaisin väittää että myös sinulle itsellesi maistuisi silloin tällöin työtuolin vaihto vastaleikattuun nurmikkoon sekä auringonpaisteeseen?

17.6.2013

Kenellä on kulkuoikeudet kassakaapillesi?

On päivän selvää, että tahdot pitää yrityksesi arvokkaat sopimustiedot lukkojen takana. Ethän luonnollisesi luota kassakaappisi avainta tai numeroyhdistelmää kenenkään ulkopuolisen haltuun.

Mitä jos vieraan valtion edustajalla olisi oikeus käydä ”ihan vain vilkaisemassa” kassakaappisi sisältöä, jos kyse on ”kansallisesta turvallisuudesta”. Tai entä jos kassakaappisi valmistajalla olisi oikeudet kassakaapin sisältöön, onhan se kuitenkin heidän valmistamansa tuote.

tiedustelupalvelu-MagicCloudOmaan korvaani kuulostaa vahvasti siltä, ettei yleisten käsitysten mukaan menevä tietoturva toteudu näissä tilanteessa lainkaan. Totuus on kuitenkin useassa tapauksessa pelottavan lähellä edellä kuvattuja tilanteita. Kesäkuun 2013 alussa tuli julki luotettavalta taholta asia, josta IT-ala oli pinnan alla tietoinen; monet suuryritykset tekevät yhteistyötä kansallisten turvallisuuspalveluiden kanssa, luovuttaen yksityistä omaisuutta olevaa dataa tiedustelupalveluiden käyttöön.

Sittemmin on käynyt ilmi, että useiden eri yritysten kautta NSA:lle työskennelleen Edward Snowdenin julki tuoma tieto urkintatapauksista oli vain jäävuoren huippu. Etenkin Yhdysvalloissa sijaitsevat verkko-operaattorit, kuten markkinajohtaja AT&T, ovat jo vuosia välittäneet verkkoliikenteensä tietoja suoraan NSA:lle.

Tietoturva on luonnollisesti heitetty nurkkaan myös siinä tapauksessa, jos palveluntarjoajalla tai kolmannella osapuolella on siihen käyttö- tai omistusoikeus. Kuulostaa fiktiiviseltä, mutta on useissa tapauksissa tämä on valitettavan totta. Miltei jokainen IT-alalla työskentelevä henkilö tietää yhden jos toisenkin tapauksen, jossa asiakkaan irtisanoessa sopimusta, ei palveluntarjoajalla sijaitsevan datan takaisinsaanti ole ollut yksiselitteistä. Pahimmissa tapauksissa data on luvattu palauttaa asiakkaalle A4-arkeille tulostettuna. Tuleepa mieleeni myös tapaus, jossa yrityksen kehittämään innovaatioon perustuvaa tuotetta oli ilmaantunut vieraan valtion armeijan käyttöön toisen yrityksen toimesta, ilman minkäänlaista yhteyttä. Kyseisessä tapauksessa yrityksen data sijaitsi globaalin palvelintarjoajan palvelinkeskuksissa.

Suomalainen lainsäädäntö sekä käytännöt ovat tällä saralla yleisesti ottaen datan omistajan puolella. Suomessa sijaitsevien konesalien käyttäjien tieto on pääsääntöisesti asiakkaan omaisuuttaa, eikä palveluntarjoajalla ole tietoon käyttöoikeuksia.

Vaikka parannettavaa toki myös Suomen lainsäädännöstä löytyy tällä saralla, voi lähtökohtaisesti suomalaisen palveluntarjoajan asiakas olla suhteellisen turvallisin mielin, mikäli palvelut tarjotaan suomessa sijaitsevista palvelinsaleista ja sopimuksessa on määritelty kirjallisesti datan omistajuussuhde.

11.11.2012

Onko sinun sähköpostiviestisi kuin postikortti vai kirjattu kirje?

Sähköposti on meille kaikille tuttu viestimismuoto. Viestejä lähetetään ja vastaanotetaan nykyään jatkuvana virtana monilla eri päätelaitteilla. Sähköpostiviestit kulkevat tietokoneissa, tableteissa ja kännyköissä. Sähköpostit ovatkin korvanneet hyvin paljon perinteistä kirjeliikennettä. Postikortteja sentään vielä lähetellään tavallisen postin kautta, usein onnittelumielessä tai tervehdyksenä lomamatkalta.

Harva tulee viestejä lähettäessään miettineeksi sähköpostin tietoturvaa. Monikaan meistä ei varmasti lähettäisi henkilötietoja, salasanoja tai luottokorttitietoja postikortilla. Tavallisen sähköpostiviestin tietoturva ei kuitenkaan ole yhtään perinteistä postikorttia parempi. Kirjeeseen, saati sitten kirjattuun kirjeeseen, ei normaalia sähköpostiviestiä voi verrata parhaalla tahdollakaan.

Sähköpostiviestit kulkevat tietoverkossa selväkielisinä. Jos ulkopuolinen haluaa poimia sähköpostiviestin itselleen, se ei vaadi rakettitiedettä, eikä edes insinööritutkintoa.

Monissa yrityksissä on tehty ohjeistukset siitä, millaisia asioita sähköpostiviesteissä voidaan lähettää ja millaisia ei. Valitettava totuus kuitenkin on, että säännöistä ja määräyksistä huolimatta sähköposteissa liikkuu uskomattoman paljon arkaluontoista materiaalia. Aivan viimeaikoina on onneksi ollut havaittavissa pientä heräämistä tähän todellisuuteen. Tässä asiassa valistuksen tie on kuitenkin vasta alkutaipaleella.

Useat tutkimukset ovat osoittaneet sen, että vaikka yrityksen sisäinen määräys kieltäisi esimerkiksi henkilötunnusten lähettämisen tavallisessa sähköpostissa, liikkuu tällaista tietoa viesteissä yllättävän paljon. Sähköpostien kautta levinneistä tiedoista ei kovin paljoa ole mediassa kirjoitettu. Viestivarkaat kun eivät useinkaan halua toimistaan huudella, ja ne, joilta tiedot ovat vuotaneet, eivät liioin halua siitä julkisesti kertoa.

Sähköpostien salaus ei ole mikään uusi keksintö. Salaustekniikoilla on mahdollista muuttaa sähköpostiviestien tietoturvataso postikortista kirjeen tasolle tai jopa kirjatuksi kirjeeksi. Ongelmana tähän asti on ollut, että salaustekniikoiden käyttö on ollut niin hankalaa, että se on ollut niiden käyttöönotolle usein liian korkea este. Onneksi viimein on alkanut tulemaan myös niin helppokäyttöisiä salausvaihtoehtoja, että se ei ole enää niiden käyttämisen esteenä.

Nykypäivänä salatun sähköpostin lähettäminen ja vastaanottaminen on hyvillä tekniikoilla toteutettuna yhtä helppoa, kuin tavallisen sähköpostin. Myöskään hinta ei varmasti nouse enää kynnyskysymykseksi. Ja onhan salatun sähköpostin käyttö myös imagollisesti varsin positiivinen signaali yrityksen asiakkaille ja yhteistyökumppaneille. Viestittäähän salatun sähköpostin käyttö, että yritys pitää tärkeänä sitä, miten arkaluontoisia ja henkilökohtaisia tietoja käsitellään.

Kehottaisinkin kaikkia tuumimaan, millaista materiaalia sähköpostin välityksellä tulee lähetettyä. Ovatko kaikki viestit sellaisia, että ne voisi hyvillä mielin liimata vaikkapa kaupan ilmoitustaululle. Jos näin ei ole, niin kannattaa miettiä, olisiko syytä pohtia toimintamalleja uudemman kerran. Tässäkin asiassa tyyli on vapaa, mutta pakollinen.

4.9.2012

Windows XP, mitä sinulle kuuluu nykyään?

Microsoft Windows XP:n julkaisusta tulee piakkoin kuluneeksi 11 vuotta. Suomessa kyseinen käyttöjärjestelmä on kuitenkin edelleen käytössä joka toisessa 5-250 henkilön organisaatiossa. Palvelinpuolella Windows Server 2003 puolestaan saavuttaa kymmenen vuoden iän ensi keväänä. Se on käytössä vielä suuremmassa määrässä yrityksiä kuin Windows XP. Mitä kymmenen vuotta vanha käyttöjärjestelmä oikeastaan tarkoittaa?

Kuten kaikki tiedämme, kymmenen vuotta on tietokonemaailmassa todella pitkä aika. Uskoakseni äärimmäisen harvalla meistä on päivittäisessä käytössä kymmenen vuotta vanhaa tietokonetta. Kuitenkin monet meistä pitäytyvät tutussa ja turvallisessa käyttöjärjestelmässä. Tosiasiassa kuitenkin näistä ominaisuuksista vain tuttuus pitää paikkansa. Vanhojen käyttöjärjestelmien turvallisuus, tai oikeammin turvattomuus, onkin ehkä tärkein syy, miksi nyt olisi viimeinen hetki alkaa pohtia ohjelmistojen päivittämistä nykyaikaan.

Tietoturvan taso Windows XP:n ja Windows 7:n välillä on huomattava. Microsoft on lopettanut Windows XP:n perustuen jo huhtikuussa 2009. Jatkettu tuki, joka sisältää lähinnä vain kriittisimmät tietoturvapäivitykset, tulee loppumaan keväällä 2014. Huomattavaa siis on, että Windows XP:tä ei enää hyvään toviin ole kehitetty lainkaan. Käytännössä se ei vastaa enää tämän päivän vaatimuksiin sen paremmin tietoturvansa, ominaisuuksiensa kuin yleisen laite- ja ohjelmistotuenkaan kannalta.

Jos uskoisimme, että yritysmaailma tulisi päivittämään käyttöjärjestelmät ennen kevättä 2014, tarkoittaisi se hurjaa rumbaa. Niin tuskin tulee tapahtumaan, mutta varmasti seuraavien puolentoista vuoden aikana monessa yrityksessä on melkoinen tohina kyseisen asian kanssa. Ja kyseiseen asiaan olisi mielestäni hyvä herätä juurikin nyt. Tässä vaiheessa hieman isommassakin yrityksessä on mahdollista toteuttaa projekti vielä hallitusti ja suunnitellusti. Vuoden päästä se ei välttämättä enää ole mahdollista.

Jos vaikka unohtaisimme tässä vaiheessa tietoturvasta puhumisen ja tuudittautuisimme ajatukseen, että eihän meille mitään käy, niin voiko jokin muu asia tulla ongelmaksi jatkossa? Vastaus on yksinkertainen, kyllä. Käytännössä esimerkiksi iso osa ensi vuonna julkaistavista tietokoneista tulee olemaan sellaisia, että niihin ei yksinkertaisesti voi asentaa Windows XP -käyttöjärjestelmää. Ensi vuonna julkaistava Microsoft Office 2013 ei myöskään ole asennettavissa XP:iin. Nämä vain muutamia selkeitä esimerkkejä mainitakseni. Yksinkertaisesti aika vain on ajanut vanhan käyttöjärjestelmän ohi.

Jos yrityksessäsi on yhtäänkään useampia XP-tietokoneita tai Windows Server 2003 palvelinta, niin lämpimästi suosittelen ottamaan päivittämisajatuksen vakavasti. Jotkut saattavat tietenkin miettiä, että päivittääkö Windows 7:aan vai ensi kuussa julkaistavaan Windows 8:aan. Näistä vaihtoehdoista molemmat voivat olla hyviä. Kumpi on parempi juuri teidän yrityksellenne, niin siitä kannattaa varmasti keskustella niin yrityksessä sisäisesti, kuin yrityksen IT-kumppaninkin kanssa. Paljon vaikuttaa esimerkiksi yrityksen laitekanta ja käyttäjien liikkuvuus. Onko käytössä vain perinteisiä työasemia vai myös tablet-tietokoneita ja älypuhelimia? Mitkä ovat olleet suurimmat haasteet tietotekniikan ympärillä? Kun uudistusta kerran lähdetään tekemään, niin silloin kannattaa levittää kortit pöydälle ja tuumata hetki rauhassa. Mikäli yrityksessä ei ole omaa IT-henkilöstöä, niin asiantunteva IT-kumppani nousee arvoon arvaamattomaan. Käyttäjien tehtävä on kertoa tiedossa olevat epäkohdat ja haasteet. IT-kumppanin tehtävä on ratkaista ne.

Vaikka Windows XP onkin se tuttu ja hyväksi koettu, niin kaikki kuitenkin loppuu aikanaan. Ja vaikka usein uusi ja tuntematon saattaa ensi alkuun vähän jännittää, niin muutos ei loppujenlopuksi ole varmasti tässäkään asiassa lainkaan pahasta. Aluksi uudistus saattaa tuntua hankalalta, kun asiat toimivatkin vähän eri tavalla kuin ennen. Kun sitten pääsemme uuteen rytmiin kiinni, niin usein huomaammekin, että tämähän olisi pitänyt tehdä jo aikoja sitten.

17.3.2012

Tarjousten ja toimittajien vertailu hieman pintaa syvemmältä

Tietoviikon CIO-verkkosivustolla julkaistiin mielenkiintoinen Matti Kinnusen kirjoittama artikkeli otsikolla ”Ostaja, älä tuijota pelkkää hintaa!”. Artikkelissa nostetaan esiin seikkoja, joita yrityksen olisi hyvä huomioida IT-hankintojen yhteydessä. Tarjouspyyntöjä vertailtaessa hinnan lisäksi huomiota kannattaa kiinnittää myös moniin muihin asioihin.

Olen itse huomannut, että usein tarjouksia vertailtaessa huomio kiinnittyy todella vahvasti hintaan. Hinta totta kai on olennainen tekijä, mutta erittäin olennaista luonnollisesti on, mitä tuolla hinnalla todellisuudessa saadaan. Kuten artikkelissakin mainitaan, eri palveluntarjoajien tarjousten sisällöt vaihtelevat yleensä aina. Vaikka tarjouspyyntö olisi siis identtinen, saadut tarjoukset voivat vaihdella huomattavissa määrin.

Palveluntarjoaja voi lähteä tarjoamaan hyvin kokonaisvaltaista ratkaisua asiakkaalle. Tarjous voi lähtökohtaisesti sisältää kaikki ennalta odotettavissa olevat toimenpiteet. Tarjoukseen on voitu heti sisällyttää kokonaisvaltaisesti esimerkiksi projektin suunnittelu, mahdollisten kumppaneiden kartoitukset ja kilpailutukset, itse projektin toteutus, käyttäjäkunnan opastus ja niin edelleen. Lisäksi kokonaisuuteen voi kuulua ylläpito- ja tukipalvelut, jolloin käyttöönoton jälkeisetkin kustannukset ovat hyvin pitkälle ennakoitavissa.

Toisella laidalla puolestaan voi olla tarjoaja, joka perustaa tarjouksensa hyvinkin karsittuun kokonaisuuteen. Tällöin esimerkiksi projektin suunnittelu voi olla tuntityönä toteutettava, mahdollisten kumppaneiden hankinta voi jäädä ostajan velvoitteeksi, ja projektin jälkeiset toimet ovat yleensä erikseen laskutettavaa työtä. Näiden kahden ääripään väliin voi taas mahtua lukuisa määrä erilaisia variaatioita.

On siis sanomattakin selvää, että tarjouksen viimeisellä rivillä olevien hintojen vertailu ei ole mahdollista, tai ei ainakaan missään mielessä järkevää. Jos tarjous ei ole kokonaisvaltainen vaan sisältää useita optioita, on vertailutyö usein haastavaa.

Itse toimittajia kannattaa aina tarkastella hieman lähempää, kuten Kinnunen artikkelissaan kirjoittaa. Millainen taloudellinen tilanne toimittajalla on? IT-alalla on paljon toimijoita, joiden tilanne saattaa olla kriittinen tai vähintään heikohko. Toisella puolella toki löytyy hyvin vahvoja toimijoita, joiden talous on terveellä pohjalla. Jos koko yrityksen tietotekniikan antaa ulkopuolisen käsiin, on ensiarvoisen tärkeää, että itse luottaa toimittajaan sataprosenttisesti.

Tätä luottamusta voi ja kannattaa hakea toimittajan nykyisistä ja miksei jopa entisistäkin asiakkaista. Useilla toimijoilla on olemassa valmiita referenssejä. Asiakkaisiin voi usein olla itse henkilökohtaisesti yhteydessä ja tiedustella yhteistyön toimivuudesta. Mikäli referenssejä ei ole tai niihin yhteyden ottamista katsotaan pahalla tai asiaa kierrellään, voi se olla merkki heikosta asiakastyytyväisyydestä.

Kuten usein sanotaan, ensivaikutelma on tärkein. Kun olet jättänyt tarjouspyynnön, miten asiat ovat siitä eteenpäin sujuneet. Jo siis ennen ostopäätöksen tekemistä. Vastattiinko tarjouspyyntöön nopeasti ja asiallisesti? Ollaanko sinusta ja tarpeistasi aidosti kiinnostuneita?

Matti Kinnusen artikkelin löydät Tietoviikon-sivuilta

Older Posts »