Myymalat pieni

31.10.2011

Aika on rahaa ja pitkä aika paljon rahaa

Kategoria: Tietotekniikan soveltaminen liiketoiminnassa,Tietoturva — Kimmo Haapavuori @ 22.47

Harvassa lienevät sellaiset yrittäjät, joille kiire olisi tuntematon käsite. Sama tuntuu pätevän myös isoon osaan yritysten työntekijöitä. Yhä useammin kuulee jopa eläkeläisten suusta, että aika ei tahdo riittää kaikkeen mihin tahtoisi. Mistä ihmeestä tämä ylenpalttinen kiire oikein johtuu?

Kun tarkastellaan lähemmin tavallista pientä suomalaista yritystä, voi hyvin usein huomata erään mielenkiintoisen seikan. Yrityksen toimialasta riippumatta yrityksen työntekijät ja useimmiten erityisesti yrityksen toimitusjohtaja työskentelee sellaisten työtehtävien parissa, joilla ei ole mitään tekemistä yrityksen ydinliiketoiminnan kanssa.

Yrityksen toimitusjohtaja suunnittelee ja mahdollisesti myös toteuttaa markkinointia ja mainontaa. Hän myös suunnittelee työntekijöiden työpisteet, laitteiden sijoitukset ja ergonomiset ratkaisut. Mahdollisesti siinä sivussa tulee vedettyä tarpeen vaatiessa vähän uusia sähköjohtoja tarvittaviin paikkoihin. Iltaisin työpäivän päätteeksi nopeasi imuroidaan toimistolla ja seuraavana talviaamuna kaivetaan lumikola varastosta, jotta saadaan parkkipaikka vapaaksi asiakkaiden autoille.

Äärimmäisen harvoin näillä ihmisillä kuitenkaan on minkäänlaista markkinoinnillista koulutusta. Sähkömiehen tai sisustussuunnittelijan papereista nyt puhumattakaan. Itse tehdyn pienen mainoskampanjan jälkeen ei osata tulkita miten mainostus on onnistunut. Mutta yrittäjä voi useimmiten kuitenkin olla hyvin tyytyväinen, kustannuksiltaanhan ratkaisu oli varsin edullinen.

Hyvin usein sama toimintamalli näkyy myös yrityksen IT-ratkaisuissa. Tarjouslehtisestä bongataan edullinen työasematarjous sekä lasertulostin puoleen hintaan. Ja näin saadaan uudet laitteet toimistolle varsin vaivattomasti. Uusien laitteiden ja ohjelmistojen asennus käy kätevästi, kuten kotonakin on totuttu tekemään: asenna, seuraava, seuraava, valmis. Entäpä mahdollisissa ongelmatilanteissa? Kun työntekijällä tulee virheilmoitus ruutuun, rientää toimitusjohtaja auttamaan. Hetken pohdinnan jälkeen ongelma saadaan, jos nyt ei ratkaistua, mutta ainakin väliaikaisesti kierrettyä.

Lähes kaikki yrityksen asiat, liittyivätpä ne mihin tahansa, saadaan useimmiten ratkaistua yrityksen omalla neuvokkuudella. Eikö kuulostakin melko hyvältä? Vai olisiko sittenkin hyvä hetkeksi pysähtyä miettimään?

En epäile, etteikö niin sanotusti omalla porukalla olisi mahdollista selvitä hyvinkin erityylisistä tilanteista ja ongelmista. Haluaisin kuitenkin herättää pientä keskustelua siitä, missä mittakaavassa tällainen toimintamalli on oikeasti kannattavaa ja missä vaiheessa ulkopuolisen asiantuntijan käyttö olisi parempi ratkaisu.

Nykyään tietotekniikka on välttämätön osa arkea lähes jokaisella toimialalla. Joillekin yrityksille tietotekniikka antaa uusia mahdollisuuksia tai helpottaa joidenkin työvaiheiden suorituksia. Toisilla toimialoilla puolestaan lähes koko yrityksen toiminta kulkee tietotekniikan varassa. Yritys voi olla täysin riippuvainen IT-laitteistojen toimivuudesta, vaikka yrityksen oma toimiala ei siihen periaatteessa liittyisi mitenkään.

Mitä enemmän yrityksen toiminta on riippuvainen tietotekniikasta, niin luonnollisesti sen tärkeämmäksi järjestelmän toiminta ja ylläpito muodostuu. Lähes kaikissa yrityksissä tietotekniset ratkaisut toimivat vähintäänkin tyydyttävällä tasolla. Nyt, kun laitteistot siis toimivat. Mutta miten yritys on varautunut mahdollisiin ongelmatilanteisiin?

Uskallan väittää, että huolestuttavan isossa osassa yrityksiä ei ole varauduttu ongelmiin käytännössä mitenkään. Kriittisimmiksi kohdiksi nostaisin tietoturvan sekä varmistukset. Usein saatetaan ajatella, että kun jokin viruksentorjuntaohjelma on asennettuna koneille, niin homma on kunnossa. Tai kun tärkeimmät tiedostot on kopioituna ulkoiselle muistitikulle, niin varmistukset ovat hyvin hoidettuna.

Kokonaisuuden hallinta on kuitenkin viruksentorjunnan ja muistitikun lisäksi äärettömän paljon muutakin. Jos yrityksen sisällä ei ole tietoteknistä osaamista, nousee mahdollisissa ongelmatilanteissa luotettava ja asiansa osaava yhteistyökumppani arvoon arvaamattomaan. Yksi ajatusmallihan on, että ei ennenkään ole mitään isompia ongelmia tullut ja toisaalta, jos jotain suurta sattuu, niin pyydetään siinä vaiheessa asiantuntija paikalle. Valitettava tosiasia kuitenkin on, että silloin ollaan jo auttamattomasti myöhässä.

Voisin itse kertoa lukuisia tarinoita tosielämän tilanteista, joissa yllättävä vika, inhimillinen virhe tai ulkopuolinen hyökkäys on keskeyttänyt isompienkin yritysten toimintoja pitkiksi ajoiksi. Menetetyt tiedot, aika ja raha ovat olleet todella suuria.

Hyvin monille yrityksille olen myös pyrkinyt tuomaan esiin tietotekniikkaan liittyviä riskejä. Osa heistä on ottanut kertomani seikat huomioon, ja tietotekniset ratkaisut on päivitetty hyvälle tasolle. Osa yrityksistä on tiedostanut asian mutta päättänyt vielä toistaiseksi jatkaa olemassa olevilla ratkaisuilla. Kolmas ryhmä puolestaan ei ole mieltänyt riskejä riittävän suuriksi, jotta olisivat lähteneet konkreettisiin toimenpiteisiin.

Tarkoitukseni ei ole suoranaisesti pelotella, mutta haluan nostaa ajatuksia pintaan. Miten sinun yritysessäsi on varauduttu? Jos huomenna yrityksesi palvelimen kiintolevy rikkoutuu ja kaikki koneen tiedot katoavat tai jos murtovaras saa matkaansa sinun henkilökohtaisen tietokoneesi, millaisin ajatuksin olet? Tottakai harmitus on suuri ja erinnäisiä kustannuksia tulee, se on selvä asia. Mutta jos kuitenkin voimme todeta, että kaikki tiedot ovat edelleen itselläsi nopeasti ja vaivattomasti saatavilla, murtovarkaalla ei ole pääsyä yrityksesi tietoihin ja tärkeät projektisi jatkuvat aikataulussaan, voimme olla hyvillä mielin.

Jos taas pienikään epäilys jää vaivaamaan, niin kannattaa miettiä, olisiko asialle hyvä tehdä jotain. Kysyminen ei maksa mitään ja usein myös hyvin kattavan IT-kartoituksenkin voi saada täysin veloituksetta. Aika on rahaa ja pitkä aika on paljon rahaa. Jos tietoteknisen ongelman seurauksena lyhytkin aika nostaa hikipisarat otsallesi, voidaan kysyä, olisiko hieman huolettomampi aika mieluisampaa. Niin lyhyessä, kuin pitkässäkin juoksussa.  Tai siis ajassa.

20.4.2011

Verkkolaskutuksen käyttöönotto

Yrityksen harkitessa verkkolaskutukseen siirtymistä tulee yrityksen ottaa huomioon sekä verkkolaskujen lähetys että vastaanotto. Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto ovat toisistaan erillisiä prosesseja ja tilanteen mukaan niitä saatetaan myös hoitaa toisistaan erillisillä ohjelmilla. Verkkolaskujen lähetys- ja vastaanottoprosessit vaativat molemmat riittävää asiaan syventymistä ja onnistuneeseen verkkolaskutuksen käyttöönottoon liittyvät lähes poikkeuksetta sekä lähetys että vastaanottoprosessien suunnittelu.

Verkkolaskutuksessa Suomessa on käytössä useita keskenään kilpailevia verkkolask standardeja. Pankit käyttävät Finnvoice standardia, toinen varsin yleinen standardi on TEAPPS. Verkkolaskutukseen liittyy myös aina operaattorit, joita voivat olla esimerkiksi pankit tai erilliset verkkolaskuoperaattorit. Suomessa tavoitteena on ollut, että huolimatta käytetystä verkkolaskustandardista ja operaattorista, verkkolasku välitettäisiin aina vastaanottajalle, vaikka verkkolaskun lähettäjä ja vastaanottaja olisivatkin eri operaattoreiden asiakkaita. Verkkolaskujen toimittamisessa perille eri operaattoreiden välillä liittyy kuitenkin huomioon otettavia asioita.

Käytettävän verkkolaskustandardin ja verkkolaskuoperaattorin lisäksi kokonaisuuteen liittyy vielä kolmas tärkeä osa: yrityksessä käytettävä taloushallinto-ohjelmisto. Tyypillisesti yrityksessä on käytössä jo entuudestaan laskutusohjelmisto. Useimmissa tapauksissa olemassa olevaa laskutusohjelmaa voidaan käyttää myös verkkolaskutukseen, mutta ohjelma saattaa vaatia erillisen verkkolaskutus modulin ostamista. Verkkolaskutukseen soveltuva laskutusohjelmisto tuottaa verkkolaskuaineistoa jossain tietyssä verkkolaskustandardissa. Jos siis laskut halutaan lähettää Finnvoice standardin mukaisena,  on tärkeää varmistua, että laskutusohjelmisto tuottaa verkkolaskuaineiston nimenomaisesti Finnvoice muodossa. Mikäli laskutusohjelmisto tuottaa verkkolaskutusaineistoa eri standardissa kuin yritys haluaisi, on tätä aineistoa mahdollista muuntaa standardista toiseen. Muunto eli konvertointi aiheuttaa tyypillisesti kuitenkin ylimääräistä vaivaa ja edellyttää jonkinverran teknistä osaamista, josta johtuen yritys pääsee helpoimmalla, jos laskutusohjelmisto tuottaa verkkolaskutusaineistoa suoraan halutussa standardissa.

Laskutusohjelmisto tuottaa perinteisesti verkkolaskuaineiston, eli tiedoston joka sisältää verkkolaskuaineiston. Laskutusohjelmisto ei yleensä ota mitään kantaa laskun lähettämiseen asiakkaalle. Laskutusohjelmiston tuottama verkkolasku aineisto täytyy siis aineiston muodostamisen jälkeen lähettää eteenpäin. Verkkolaskuaineiston lähettäminen on helposti verrattavissa kirjekuorien viemiseen postiin. Verkkolaskuaineiston lähettämiseen on olemassa useita tapoja ja siihen vaikuttaa tyypillisesti aikaisemmassa vaiheessa valittu verkkolaskuoperaattori. Kullakin operaattorilla on yleensä verkkolaskuaineston lähettämiseen oma järjestelmä, kuten pankeilla verkkopankki. Verkkolaskuaineisto voidaan tyypillisesti lähettää myös yrityksen käytössä olevalla rahaliikenneohjelmistolla.

Verkkolaskujen lähetys valitulla mekanismilla on yleensä varsin suoraviivaista, jos vastaanottaja on saman operaattorin asiakas tai ainakin käyttää samaa verkkolaskustandardia. Tilanteissa, joissa lähettäjän ja vastaanottajan verkkolaskustandardi ja -operaattori poikkeavat toisistaan, on tärkeää varmistaa, että verkkolaskutus onnistuu ongelmitta näiden operaattoreiden välillä. Tähän liittyvä problematiikka on ajan kuluessa vähentynyt huomattavasti, mutta edelleen on tilanteita, joissa asiakkaan on tehtävä niin kutsuttaja yhdysliikennesopimuksia sen operaattorin kanssa jonne verkkolasku on matkalla. Tältä osin tilanne ei ole täysin yksiseltteinen ja asiasta kannattaa ottaa selvää omalta verkkolaskuoperaattorilta ja alkuvaiheessa kannattaa olla tarkkana, jotta mahdollisiin ongelmatilanteisiin osataan reagoida välittömästi.

Riippuen käytettävästä verkkolaskuoperaattorista, joissain tilanteissa verkkolaskujen mukana voidaan toimittaa liitteitä. Kaikki verkkolaskuopeaattorit eivät tätä kuitenkaan mahdollista. Jos liitteitä halutaan verkkolaskutuksessa käyttää, on tärkeä varmistaa, että myös vastaanottajalla on mahdollisuus lukea verkkolaskun mukana tulevat liitteet. Esimerkiksi Finnvoice standardi ei mahdollista liitteiden käsittelyä ja monissa tilanteissa liite saattaa tippua pois verkkolaskulta ennen kuin se saavutettaa vastaanottajan. Tämän vuoksi lähettäjäpään lisäksi liitteiden toimivuus on aiheellista tarkistaa aina myös vastaanottajalta.

Jotta verkkolaskutuksesta voitaisiin saada irti maksimaalinen hyöty, liittyy verkkolaskutukseen  varsin tyypillisesti laskujen kierrätysohjelmisto, joissa laskut tiliöidään, hyväksytään ja lopulta maksetaan. Kierrätysohjelman valinnassa on tärkeää pohtia soveltuvuutta yrityksen tarpeisiin. Yksinkertainen kierrätysohjelma ei välttämättä sovellu hieman monimutkaisempien laskujen kierrätykseen, kun taas kovin  monipuolinen ohjelmisto saattaa olla jossain tilanteissa asiakkaalle liian jäykkä. Myöskään kierrätysohjelmiston hinnan merkitystä ei pidä vähätellä. Varsin usein kierrätykseen käytettävä ohjelmisto voidaan hankkia niin kutsuttuna pilvipalveluna, jolloin ohjelmistoa ei osteta itselle vaan ohjelmistoa käytetään internetverkon ylitse ja ohjelmiston käytöstä maksetaan esimerkiksi kuukausi- tai transkatiotyyppistä maksua.

Yrityksen valitsema kierrätysjärjestelmä integroidaan yleensä yrityksen käyttämään taloushallinto-ohjelmistoon. Kierrätysohjelmiston mahdollisimman saumaton integroituminen taloushallintajärjestelmään ilman erityisen suuria ohjelmistojen räätälöintejä kannattaa varmistaa aina etukäteen. Mikäli verkkolaskutusjärjestelmä ja yrityksen muu taloushallintojärjestelmä eivät ole integroituna toimivasti keskenään, erittäin suurena vaarana on, että iso osa verkkolaskutuksella tavoitelluista hyödyistä jää saavuttamatta.

Verkkolaskutusjärjestelmän valinta ohjaa yrityksen strategiaa yleensä varsin pitkällä tähtämeillä ja tehtävän valintaan on tarpeen kiinnittää riittävästi huomiota. Ratkaisuja vertailtaessa myyntipuheisiin on usein aiheellista suhtautua tietyllä varauksella. Verkkolaskutuksen käyttöönotoista on jo kokemuksia varsin paljon ja useimmiten kollegoiden keskuudessa asiasta on jo entuudestaan kokemuksia, joita kannattaa mahdollisuuksien mukaan hyödyntää.

Kun verkkolaskutukseen on vihdoin onnistuneesti siirrytty, vaatii tämäkin vaihe  suunnitelmallisuutta. Niinkin yksinkertainen asia kuin oman verkkolaskuosoitteen toimittaminen laskuja lähettäville toimittajille saattaa välillä unohtua. Yrityksessä pitäisi myös sopia pelisäännöt prosessista, milloin yhteistyö uuden toimittajan kanssa aloitetaan, jotta uusi toimittaja voi ensimmäisestä laskustaan alkaen toimittaa laskut sähköisinä, jos toimittajalla on tähän suinkin mahdollisuus.

Jotta verkkolasku näyttää myös vastaanottajalla siltä kuin laskun lähettäjä on halunnut, on verkkolaskutuksen alkuvaiheessa tai mieluummin jo suunnitteluvaiheessa tärkeä varmistua, että kaikki haluttu tieto siirtyy verkkolaskulle. Ei ole itsestään selvää, että paperilaskulla näkynyt kenttä ja sinne syötetty tieto näkyy verkkolaskulla, vaan tämäkin vaihe saattaa vaatia laskun lähettäjältä hieman muokkaamista.

Verkkolaskutukseen siirtyminen on monivaiheinen prosessi ja asiaan liittyy muuttuvia komponentteja usein enemmän kuin mitä saattaisi kuvitella. Mikäli yrityksessä ei ole verkkolaskutukseen liittyvää osaamista, eikä suurta innostuneisuutta perehtyä asiaan erityisen syvällisesti, kannattaa tälläisessä tilanteessa yrityksen usein hankkia kumppani, joka auttaa yritystä verkkolaskutuksessa alkuun pääsemisessä ja toimii tarvittaessa myös jatkossa tukena ja turvana verkkolaskutukseen liittyvissä haasteissa. Joissain tilanteissa tämä kumppani saattaa löytyä samasta paikasta, jota yritys käyttää jo entuudestaan apuna IT-asioissa. Osaaminen IT-asioissa ei kuitenkaan tarkoita automaattisesti osaamista verkkolaskutuksessa.

Tilitoimistot tarjoavat varsin usein tämän tyyppisiä verkkolaskutukseen liittyviä palveluita omille asiakkailleen. Yrityksen kannattaakin useimmiten kysyä omalta tilitoimistoltaan onko heillä tarjota yrityksen tarpeisiin soveltuvia verkkolaskuratkaisuja.

14.11.2010

Tietotekniikka yrityksissä murrosvaiheessa, osa 3/3

Kategoria: Tietotekniikan soveltaminen liiketoiminnassa — Timo Haapavuori @ 23.11

Työasemavirtualisoinnin haasteet ja mahdollisuudet

Tekniikan yleistymisen haasteena on ollut epäluulo tekniikkaa kohtaan, mutta ehkä tärkeimpänä tekijänä osaamisen puute. Esimerkiksi Citrixin XenDesktop tuotteen – jota voidaan pitää VDI ratkaisujen edelläkävijänä ja tällä hetkellä kenties vakavimmin otettavana tekijänä markkinoilla – teknisiä sertifioituja asiantuntijoita on tällä hetkellä Suomessa muutamia kymmeniä, joista suurin osa heistäkin työskentelee suurien yrityksien palveluksessa. Pk-yrityssegmentille osaamista on siis ollut tarjolla vieläkin rajallisemmin. Micro Magic on sertifioitu XenDesktop osaaja.

Työasemavirtualisointi mahdollistaa työskentelyyn myös täysin uudenlaisia ulottovuuksia. Aikaisemmissa kirjoituksissani olen käynyt lävitse lähinnä virtuaalisen työpöydän käyttämistä perinteisillä tietokoneilla. VDI teknologiat tuovat kuitenkin olemassa oleviin työskentelymenetelmiin aivan uusiakin ulottuvuuksia. Esimerkiksi kaikki ohjelmistot ovat jatkossa käytettävissä tietokoneiden lisäksi älypuhelimilla. Toisaalta nopeasti yleistyvät tablet tyyppiset laitteet kuten iPad integroituvat VDI ympäristöihin saumattomasti. Yrityksen työasemat on myös jatkossa mahdollista korvata thinclient tai zeroclient tyypisillä ”tyhmillä päätelaitteilla”. Tyhmät päätelaitteet kuluttavat sähköä perinteisiin työasemiin verrattuna murto-osan ja mikä tärkeintä, tyhmät päätelaitteet ovat parhaimmillaan laitteita jotka eivät tarvitse minkäänlaista ylläpitoa tietohallinnolta.

Työasemavirtualisoinnin lisämausteena on hyvä mainita myös kotikäytön tyypillisesti aiheuttamat tietoturvahaasteet yrityksille. Varsin usein työkonetta – ainakin jos se on kannettava – käytetään myös muiden kuin työasioiden hoitoon. Tästä aiheutuu varsin usein tietoturvariski yritykselle. Usein myös tietokoneen käyttöä muiden kuin työasioiden hoitoon on pyritty teknisestikin rajoittamaan ja tästä puolestaan on aiheutunut usein mielipahaa tietokoneen käyttäjille. Parhaimmillaan työasemavirtualisointi mahdollistaa kotitietokoneen ja työtietokoneen käyttämisen täysin tietoturvallisesti ja loppukäyttäjälle täysin näkymättömästi samassa fyysisessä laitteessa. Parhaimmillaan työasemavirtualisointi mahdollistaa työkoneen huipputieturvan säilyttämisen samanaikaisesti kun käyttäjällä on käytettävissään samanaikaisesti myös kotikäyttöön tarkoitettu järjestelmä, joka on käyttäjän vapaasti muokattavissa. Käyttäjä voi liikkua tämän kotiympäristön ja työympäristön välillä sulavasti, eikä tavallinen käyttäjä välttämättä edes itse tiedosta eroa kotiympäristön ja työympäristön välillä. Ja mikä tärkeintä, yrityksen tietoturva ei vaarannu missään tilanteessa.

Työasemavirtualisointi tulee vaikuttamaan organisaatioiden tapaan työskennellä tulevaisuudessa erittäin voimakkaasti. Vaikka kustannuksia en ole tässä kirjoituksessani ottanutkaan huomioon, niin kustannussäästöt tulevat olemaan yksi merkittävä tekijä työasemavirtualisointiin siirtymisessä. Työasemavirtualisointi vähentää merkittävästi, ellei poista kokonaan, käyttäjien tietokoneilla tehtäviä asennus- ja tukitehtäviä. Työasemavirtualisointi antaa tietotekniikan ammattilaisille mahdollisuuden keskittyä jatkossa paremmin heidän ydintehtäviinsä, kun yksinkertaisempia perustehtäviä tulee työasemavirtualisoinnin ansiosta häviämään.

Isoissa yrityksissä työasemavirtualisointia on jo joissain yrityksissä aloitettu, mutta pienemmissä yrityksissä tekniikka ei ole saanut vielä tuulta siipiensä alle. Yhtenä haasteena järjestelmän rakentamiseen liittyvien teknisten valmiuksien puuttumisen lisäksi on pidetty järjestelmän rakentamisesta muodostuvia kustannuksia. Micro Magicin kehittämä MagicDesk palvelu tarjoaa kaikki työasemavirtualisoinnin edut myös pienille yrityksille, ilman suuria investointeja, kiinteään kuukausihintaan palveluna. MagicDesk onkin yksi varteenotettava vaihtoehto yrityksen harkitessa tietotekniikan uudistamista yrityksessä.

Tulevissa kirjoituksissani tulen jatkamaan aloittamaani pohdintaa liiketoiminta näkökulmasta, sekä tuon esille omakohtaisia kokemuksia työasemavirtualisointiprojekteista, joissa olen ollut mukana.

7.11.2010

Tietotekniikka yrityksissä murrosvaiheessa, osa 2/3

Kategoria: Tietotekniikan soveltaminen liiketoiminnassa — Timo Haapavuori @ 23.08

Työasemavirtualisointi, mistä siinä on kysymys?

Suurimmassa osassa organisaatioita tietotekniikan tilanne nähdään edelleen edellisessä kirjoituksessani kuvatun kaltaisena ongelmana, johon yritysten on ollut vaikea löytää soveltuvaa ratkaisua. Termi VDI (Virtual Desktop Infrastructure) on vakiintunut tarkoittamaan perinteisten työasemien virtualisointia. VDI:hin liittyvä tekniikka ja mahdollisuudet ovat kehittyneet viimeisten vuosien aikana erittäin nopeasti, mutta tekniikkaa on otettu käyttöön varsin hitaasti. Verratessa esimerkiksi Pohjoismaita keskenään, on Suomi tämän tekniikan käyttöönotossa ehdoton peränpitäjä.

Mitä VDI termi käytännössä tarkoittaa ja minkä takia tekniikka ei ole yleistynyt organisaatioissa toivotulla tavalla? VDI termillä tarkoitetaan työaseman ohjelmiston – ennen muuta käyttöjärjestelmän, mutta myös sovellusohjelmistojen – irrottamista fyysisestä laitteesta. VDI tekniikka mahdollistaa käyttäjän työasemassaan käyttämän ohjelmiston irrottamisen käyttäjän käyttämästä fyysisestä laitteesta. Tällöin puhutaan siis työasemavirtualisoinnista, joka on vakiintunut palvelinpuolelle jo pitkän aikaa sitten. Työasemavirtualisointi irroittaa siis käyttäjän hänen omasta työasemastaan siten, että käyttäjä voi käyttää omaa tuttua ”tietokonettaan”, käytännössä millä tahansa tietokoneella, niin yrityksen sisällä kuin myös yrityksen tietoverkon ulkopuolella.

VDI tekniikassa työasemien kuorma siirretään työasemalta palvelimelle. Tämä mahdollistaa siis sen, että työntekijä voi käyttää omaa työympäristöään työpaikalla millä tahansa työpaikan tietokoneella. Tarvittaessa työntekijä voi kirjautua omalle tutulle työpöydälleen, myös kotikoneeltaan tai vaikkapa työmatkalla hotellin aulassa olevalta tietokoneelta. Koska käyttäjän tietokone on todellisuudessa palvelimella, eikä sillä koneella, jonka ääressä käyttäjä fyysisesti istuu, niin käyttäjän ei tarvitse tämän ansioista huolehtia sen enempää tietojen varmistuksesta kuin tietoturvasta muutenkaan. Tämä kaikki on mietitty käyttäjän puolesta valmiiksi ja mikäli käyttäjän tietokone sattuisi häviämään tai rikkoutuisi, niin koneen mukana ei koskaan häviäisi mitään tärkeää tietoa ja käyttäjä voisi jatkaa työskentelyä ilmaan mitään viivytyksiä miltä tahansa toiselta tietokoneelta.

Korkeatasoista multimediaa – kuten liikkuvaa kuvaa ja ääntä – on pidetty usein VDI ympäristöjen pullonkaulana. Nykyisellä olemassa olevalla tekniikalla on kuitenkin saavutettavissa erittäin korkeatasoinen multimediakokemus ja tämän päivän tekniikalla multimedian huono laatu ei ole enää esteenä VDI ratkaisuihin siirtymiselle. Tosin eri valmistajien tekniikoissa on tällä osa-alueella suuria eroja ja voitaneen sanoa että Citrixin kehittämä HDX teknologia tarjoaa tällä hetkellä parhaan käyttäjäkokemuksen.

Toisena ja kenties suurimpana ongelma VDI ratkaisuissa on pidetty offline käyttöä. Offline käytöllä tarkoitetaan tietokoneen käyttämistä tilanteessa, jossa käyttäjälle ei ole pääsyä verkkoon. Tyypillinen esimerkiksi offline käytöstä voisi olla esimerkiksi tietokoneen käyttäminen lentokoneessa. Offline käyttö on ollut todellinen ongelma VDI ratkaisuissa aina tähän päivään asti. Tämäkin haaste on vihdoin voitettu ja nyt VDI ympäristö voidaan toteuttaa myös siten, että se mahdollistaa offline tyyppisen käytön. Käytännössä tämä on tällä hetkellä mahdollista Citrixin XenClientilla, joka onkin markkinoiden ainoa aitoa offline käyttöä tukeva VDI ratkaisu.

XenClient tekniikka tarkoittaa käytännössä sitä, että käyttäjän tietokoneella – tyypillisesti kannettavalla – on jatkuvasti paikallinen kopio käyttäjän tietokoneesta, mutta sama tieto on aina samanaikaisesti myös palvelimella. Kun käyttäjä on tietoverkon ulottumattomissa, niin käyttäjä käyttää tietokoneelle tallennettua paikallista kopiota omasta tietokoneestaan ja välittömästi käyttäjän yhdistäessä tietokoneensa taas tietoverkkoon, kaikki käyttäjän tekemät muutokset synkronoidaan palvelimelle turvaan. Tekniikka on rakennettu siten, että ainoastaan muuttunut tieto synkronoidaan, jolloin liikkuvan käyttäjän tilanteessa vaatimukset käytössä olevalle tietoliikenneyhteyden nopeudelle ovat hyvin vähäiset.

Toisin kuin tyypillisessä IT-ympäristössä, VDI offline käyttöscenariossa kaikki paikallisesti tallennettu data on automaattisesti salattua ja tietokoneen hukkuminen tai varastaminen ei aiheuta tietoturvaongelmia yrityksessä. Toisaalta tilanteessa, jossa tietokone katoaa tai rikkoutuu, ei käyttäjälle tarvitse enää asentaa uutta tietokonetta, sillä koko käyttäjän ympäristö on tallessa palvelimella, josta se voidaan synkronoida uudelle tietokoneelle. VDI ja tässä esimerkissä käytetty XenClient mahdollistaa myös laitteistoriippumattomuuden siten, että esimerkiksi kannettavan tietokoneen rikkoutuessa käyttäjä voi valita minkä tahansa tietokoneen ja olemassa oleva kopio käyttäjän ympäristöstä toimii myös tässä uudessa koneessa. Aikaisemmin tietokonemallien muuttuminen työllisti tietohallintoa huomattavasti, koska käytössä olevat järjestelmät ja ennen muuta kannettavien ja työasemien ”imaget” olivat sidottuja tiettyyn tietokonemalliin. Uuden tekniikan ansiosta tätä laitteistoriippuvaisuutta ei enää ole. Toki käytettävien tietokoneiden on tuettava uuden kaltaista tekniikkaa, mutta näitä tietokonemalleja on jo nyt markkinoilla laaja määrä ja tämä määrä tulee jatkossa kasvamaan entisestään.

Jatkan aiheeseen liittyvä pohdintaa seuraavassa kirjoituksessani arviolta noin viikon kuluttua. Seuraavassa kirjoituksessani tuon esille työasemavirtualisointiin liittyviä haasteita sekä avaan työasemavirtualisoinnin tuomia täysin uudenlaisia tapoja työskennellä.

31.10.2010

Tietotekniikka yrityksissä murrosvaiheessa, osa 1/3

Kategoria: Tietotekniikan soveltaminen liiketoiminnassa — Timo Haapavuori @ 21.33

Tietotekniikan haasteet yrityksen liiketoiminnassa

Lokakuun alussa Citrixin pääjohtaja Mark B. Templeton toi esille useaan kertaan Citrixin mission Berliinissä järjestetyssä Citrix Summit konferenssissa ”do whatever, whenever and wherever”. Mitä tämä oikeasti tarkoittaa ja onko tämä tekniikka jo olemassa, vai onko kyse jostain tulevaisuuden suuntauksesta? Vapaasti suomennettuna tämä tarkoittaa, että tee mitä tahansa milloin tahansa ja missä tahansa. Vaikka suurimmalle osalle tietokoneen käyttäjistä ajatus näyttääkin enemmän hienolta visiolta kuin jokapäiväiseltä tavalta työskennellä, niin todellisuudessa tekniikka tähän kaikkeen on jo olemassa ja meidän kaikkien saatavilla. Mitä tämä ”do whatever, whenever and wherever” oikeasti tarkoittaa?

Tyypillisesti työntekijä tulee aamulla töihin ja kirjautuu omalle tietokoneelleen, joka on asennettu nimenomaisesti kyseiselle käyttäjälle ja johon käyttäjä on tehnyt itselleen haluamansa kaltaiset asetukset. Käyttäjä käyttää omaa tietokonettaan päivän ja lähtee päivän päätteeksi kotiin. Vaihtoehtoisesti käyttäjällä voi olla käytössään kannettava tietokone jonka hän kytkee töissä työpaikan verkkoon ja töistä lähtiessään ottaa kannettavan mukaansa.

Käyttäjä, joka käyttää kiinteää työasemaa on sidottu sekä paikkaan, että kyseiseen laitteeseen. Töistä lähtiessään hänellä ei ole useinkaan esimerkiksi kotoa pääsyä työpaikan tietoverkkoon tai parhaimmillaankin tyypillisesti pääsy on vain joihinkin tiettyihin asioihin, kuten esimerkiksi sähköpostiin. Kannettavan tietokoneen käyttäjällä työnteko on usein sidottu kannettavaan tietokoneeseen, mutta kannettava tietokone kuitenkin kulkee käyttäjän mukana. Tyypillisesti käyttäjällä on työpaikan verkkoon kytkeytyneenä käytettävissä kaikki yrityksen tietojärjestelmät. Kuljettaessaan kannettavan yrityksen ulkopuolelle, käyttäjä ei pysty useinkaan käyttämään kaikkia niitä ominaisuuksia joita käyttäjä on voinut käyttää samalla kannettavalla tietokoneella yrityksen tietoverkossa. Joissain yrityksissä tätä ongelmaa on pyritty ratkaisemaan VPN-tyyppisillä ratkaisuilla, mutta parhaimmillaankin tämänkaltaiset ratkaisut ovat tuntuneet suuresta osasta käyttäjistä hankalilta ja hitailta. Edelleen käyttäjän työnteko on sidottu käyttäjän omaan kannettavaan tietokoneeseen.

Yritysten palvelimien vikasietoisuuteen ja varmuuskopiointiin on ainakin hieman isommissa yrityksissä kiinnitetty huomiota kiitettävästi jo pitkään. Käyttäjien omat työasemat ja kannettavat ovat puolestaan olleet tietohallinnon jatkuva painajainen. Tyypillistä on, että käyttäjät tallentavat salaisiksikin luokiteltuja tietoja omien koneidensa levyille. Tietokoneen rikkoutuminen, kannettavan tietokoneen hukkuminen tai sen varastaminen aiheuttaa yleensä monenlaisia ongelmia yrityksessä. Tietokoneen hajoaminen aiheuttaa tyypillisesti aina käyttäjälle käyttökatkon. Vaikka uusi kone käyttäjälle usein järjestyykin nopeasti, niin koneen asetusten saaminen käyttäjän toivomuksia vastaavaksi vie usein aikaa ja kuluttaa sekä työntekijän että tietohallinnon resursseja. Usein myös tässä vaiheessa käyttäjä huomaa, että elintärkeää tietoa on kadonnut vanhan tietokoneen mukana ja tästä tiedosta ei tyypillisesti ole olemassa asianmukaisia varmistuksia. Uuden tietokoneen hinta on tyypillisesti varsin merkityksetön kustannus verrattuna muihin tietokoneen rikkoutumisesta tai häviämisestä johtuviin kustannuksiin.

Kannettavien tietokoneiden lisäännyttyä kannettavien tietokoneiden hukkuminen ja jopa varastaminen on lisääntynyt merkittävästi. Kannettavan tietokoneen hukkuminen aiheuttaa äsken mainittujen ongelmien lisäksi tietoturva ongelman, sillä kannettavan tietokoneen arvo on varsin harvoin erityisen merkittävä yritykselle, mutta kannettavan tietokoneen sisältö saattaa olla yrityksen liiketoiminnan kannalta elintärkeää. Ongelmallista on sekin, että tämä elintärkeä tieto katoaa, mutta vielä ongelmallisemmaksi tilanne muuttuu tyypillisesti silloin, kun elintärkeä tieto on esimerkiksi kannettavan varastamisen seurauksena vaarassa joutua ulkopuolisiin käsiin. Tähän ongelmaan on jo pitkään ollut ratkaisuna tietokoneiden kiintolevyjen salaaminen. Isoissakin yrityksissä tämä osuus kuitenkin laiminlyödään erittäin usein. Tämä johtuu salauksen aiheuttamasta lisätyöstä tietohallinnolle, mutta ehkä ennen muuta sen vuoksi, että loppukäyttäjät pitävät salaamista toisaalta turhana – eihän minun kannettavalleni koskaan mitään tapahdu – ja toisaalta riippuen käytetystä salaustavasta, käyttäjät pitävät salausta vaikeana, sillä se saattaa tuoda käyttäjälle esimerkiksi yhden ylimääräisen salasanan. Kustannusten merkitystäkään tässä kohtaa ei pidä vähätellä.

Kaikki äsken kertomani ongelmat ovat varmasti sen kaltaisia, että meidän on helppo tunnistaa ne omissa organisaatioissamme. Asiaan on etsitty ratkaisuja pitkään. Hyvien vaihtoehtojen puuttuessa yrityksissä on jouduttu tyytymään paljolti olemassa oleviin ratkaisuihin ja tekemään valintoja toisaalta tietoturvan ja toisaalta käyttäjäkokemuksen näkökulmasta. Se on tyypillisesti tarkoittanut kompromisseja molemmilla osa-alueilla.

Seuraavassa kirjoituksessani arviolta noin viikon kuluttua pohdin uuden tekniikan mahdollisuuksia ratkaista tässä kirjoituksessani esille tuomiani ongelmia ja avaan käsitettä työasemavirtualisointi.

« Newer Posts