Myymalat pieni

31.10.2011

Aika on rahaa ja pitkä aika paljon rahaa

Kategoria: Tietotekniikan soveltaminen liiketoiminnassa,Tietoturva — Kimmo Haapavuori @ 22.47

Harvassa lienevät sellaiset yrittäjät, joille kiire olisi tuntematon käsite. Sama tuntuu pätevän myös isoon osaan yritysten työntekijöitä. Yhä useammin kuulee jopa eläkeläisten suusta, että aika ei tahdo riittää kaikkeen mihin tahtoisi. Mistä ihmeestä tämä ylenpalttinen kiire oikein johtuu?

Kun tarkastellaan lähemmin tavallista pientä suomalaista yritystä, voi hyvin usein huomata erään mielenkiintoisen seikan. Yrityksen toimialasta riippumatta yrityksen työntekijät ja useimmiten erityisesti yrityksen toimitusjohtaja työskentelee sellaisten työtehtävien parissa, joilla ei ole mitään tekemistä yrityksen ydinliiketoiminnan kanssa.

Yrityksen toimitusjohtaja suunnittelee ja mahdollisesti myös toteuttaa markkinointia ja mainontaa. Hän myös suunnittelee työntekijöiden työpisteet, laitteiden sijoitukset ja ergonomiset ratkaisut. Mahdollisesti siinä sivussa tulee vedettyä tarpeen vaatiessa vähän uusia sähköjohtoja tarvittaviin paikkoihin. Iltaisin työpäivän päätteeksi nopeasi imuroidaan toimistolla ja seuraavana talviaamuna kaivetaan lumikola varastosta, jotta saadaan parkkipaikka vapaaksi asiakkaiden autoille.

Äärimmäisen harvoin näillä ihmisillä kuitenkaan on minkäänlaista markkinoinnillista koulutusta. Sähkömiehen tai sisustussuunnittelijan papereista nyt puhumattakaan. Itse tehdyn pienen mainoskampanjan jälkeen ei osata tulkita miten mainostus on onnistunut. Mutta yrittäjä voi useimmiten kuitenkin olla hyvin tyytyväinen, kustannuksiltaanhan ratkaisu oli varsin edullinen.

Hyvin usein sama toimintamalli näkyy myös yrityksen IT-ratkaisuissa. Tarjouslehtisestä bongataan edullinen työasematarjous sekä lasertulostin puoleen hintaan. Ja näin saadaan uudet laitteet toimistolle varsin vaivattomasti. Uusien laitteiden ja ohjelmistojen asennus käy kätevästi, kuten kotonakin on totuttu tekemään: asenna, seuraava, seuraava, valmis. Entäpä mahdollisissa ongelmatilanteissa? Kun työntekijällä tulee virheilmoitus ruutuun, rientää toimitusjohtaja auttamaan. Hetken pohdinnan jälkeen ongelma saadaan, jos nyt ei ratkaistua, mutta ainakin väliaikaisesti kierrettyä.

Lähes kaikki yrityksen asiat, liittyivätpä ne mihin tahansa, saadaan useimmiten ratkaistua yrityksen omalla neuvokkuudella. Eikö kuulostakin melko hyvältä? Vai olisiko sittenkin hyvä hetkeksi pysähtyä miettimään?

En epäile, etteikö niin sanotusti omalla porukalla olisi mahdollista selvitä hyvinkin erityylisistä tilanteista ja ongelmista. Haluaisin kuitenkin herättää pientä keskustelua siitä, missä mittakaavassa tällainen toimintamalli on oikeasti kannattavaa ja missä vaiheessa ulkopuolisen asiantuntijan käyttö olisi parempi ratkaisu.

Nykyään tietotekniikka on välttämätön osa arkea lähes jokaisella toimialalla. Joillekin yrityksille tietotekniikka antaa uusia mahdollisuuksia tai helpottaa joidenkin työvaiheiden suorituksia. Toisilla toimialoilla puolestaan lähes koko yrityksen toiminta kulkee tietotekniikan varassa. Yritys voi olla täysin riippuvainen IT-laitteistojen toimivuudesta, vaikka yrityksen oma toimiala ei siihen periaatteessa liittyisi mitenkään.

Mitä enemmän yrityksen toiminta on riippuvainen tietotekniikasta, niin luonnollisesti sen tärkeämmäksi järjestelmän toiminta ja ylläpito muodostuu. Lähes kaikissa yrityksissä tietotekniset ratkaisut toimivat vähintäänkin tyydyttävällä tasolla. Nyt, kun laitteistot siis toimivat. Mutta miten yritys on varautunut mahdollisiin ongelmatilanteisiin?

Uskallan väittää, että huolestuttavan isossa osassa yrityksiä ei ole varauduttu ongelmiin käytännössä mitenkään. Kriittisimmiksi kohdiksi nostaisin tietoturvan sekä varmistukset. Usein saatetaan ajatella, että kun jokin viruksentorjuntaohjelma on asennettuna koneille, niin homma on kunnossa. Tai kun tärkeimmät tiedostot on kopioituna ulkoiselle muistitikulle, niin varmistukset ovat hyvin hoidettuna.

Kokonaisuuden hallinta on kuitenkin viruksentorjunnan ja muistitikun lisäksi äärettömän paljon muutakin. Jos yrityksen sisällä ei ole tietoteknistä osaamista, nousee mahdollisissa ongelmatilanteissa luotettava ja asiansa osaava yhteistyökumppani arvoon arvaamattomaan. Yksi ajatusmallihan on, että ei ennenkään ole mitään isompia ongelmia tullut ja toisaalta, jos jotain suurta sattuu, niin pyydetään siinä vaiheessa asiantuntija paikalle. Valitettava tosiasia kuitenkin on, että silloin ollaan jo auttamattomasti myöhässä.

Voisin itse kertoa lukuisia tarinoita tosielämän tilanteista, joissa yllättävä vika, inhimillinen virhe tai ulkopuolinen hyökkäys on keskeyttänyt isompienkin yritysten toimintoja pitkiksi ajoiksi. Menetetyt tiedot, aika ja raha ovat olleet todella suuria.

Hyvin monille yrityksille olen myös pyrkinyt tuomaan esiin tietotekniikkaan liittyviä riskejä. Osa heistä on ottanut kertomani seikat huomioon, ja tietotekniset ratkaisut on päivitetty hyvälle tasolle. Osa yrityksistä on tiedostanut asian mutta päättänyt vielä toistaiseksi jatkaa olemassa olevilla ratkaisuilla. Kolmas ryhmä puolestaan ei ole mieltänyt riskejä riittävän suuriksi, jotta olisivat lähteneet konkreettisiin toimenpiteisiin.

Tarkoitukseni ei ole suoranaisesti pelotella, mutta haluan nostaa ajatuksia pintaan. Miten sinun yritysessäsi on varauduttu? Jos huomenna yrityksesi palvelimen kiintolevy rikkoutuu ja kaikki koneen tiedot katoavat tai jos murtovaras saa matkaansa sinun henkilökohtaisen tietokoneesi, millaisin ajatuksin olet? Tottakai harmitus on suuri ja erinnäisiä kustannuksia tulee, se on selvä asia. Mutta jos kuitenkin voimme todeta, että kaikki tiedot ovat edelleen itselläsi nopeasti ja vaivattomasti saatavilla, murtovarkaalla ei ole pääsyä yrityksesi tietoihin ja tärkeät projektisi jatkuvat aikataulussaan, voimme olla hyvillä mielin.

Jos taas pienikään epäilys jää vaivaamaan, niin kannattaa miettiä, olisiko asialle hyvä tehdä jotain. Kysyminen ei maksa mitään ja usein myös hyvin kattavan IT-kartoituksenkin voi saada täysin veloituksetta. Aika on rahaa ja pitkä aika on paljon rahaa. Jos tietoteknisen ongelman seurauksena lyhytkin aika nostaa hikipisarat otsallesi, voidaan kysyä, olisiko hieman huolettomampi aika mieluisampaa. Niin lyhyessä, kuin pitkässäkin juoksussa.  Tai siis ajassa.