Myymalat pieni

31.10.2010

Tietotekniikka yrityksissä murrosvaiheessa, osa 1/3

Kategoria: Tietotekniikan soveltaminen liiketoiminnassa — Timo Haapavuori @ 21.33

Tietotekniikan haasteet yrityksen liiketoiminnassa

Lokakuun alussa Citrixin pääjohtaja Mark B. Templeton toi esille useaan kertaan Citrixin mission Berliinissä järjestetyssä Citrix Summit konferenssissa ”do whatever, whenever and wherever”. Mitä tämä oikeasti tarkoittaa ja onko tämä tekniikka jo olemassa, vai onko kyse jostain tulevaisuuden suuntauksesta? Vapaasti suomennettuna tämä tarkoittaa, että tee mitä tahansa milloin tahansa ja missä tahansa. Vaikka suurimmalle osalle tietokoneen käyttäjistä ajatus näyttääkin enemmän hienolta visiolta kuin jokapäiväiseltä tavalta työskennellä, niin todellisuudessa tekniikka tähän kaikkeen on jo olemassa ja meidän kaikkien saatavilla. Mitä tämä ”do whatever, whenever and wherever” oikeasti tarkoittaa?

Tyypillisesti työntekijä tulee aamulla töihin ja kirjautuu omalle tietokoneelleen, joka on asennettu nimenomaisesti kyseiselle käyttäjälle ja johon käyttäjä on tehnyt itselleen haluamansa kaltaiset asetukset. Käyttäjä käyttää omaa tietokonettaan päivän ja lähtee päivän päätteeksi kotiin. Vaihtoehtoisesti käyttäjällä voi olla käytössään kannettava tietokone jonka hän kytkee töissä työpaikan verkkoon ja töistä lähtiessään ottaa kannettavan mukaansa.

Käyttäjä, joka käyttää kiinteää työasemaa on sidottu sekä paikkaan, että kyseiseen laitteeseen. Töistä lähtiessään hänellä ei ole useinkaan esimerkiksi kotoa pääsyä työpaikan tietoverkkoon tai parhaimmillaankin tyypillisesti pääsy on vain joihinkin tiettyihin asioihin, kuten esimerkiksi sähköpostiin. Kannettavan tietokoneen käyttäjällä työnteko on usein sidottu kannettavaan tietokoneeseen, mutta kannettava tietokone kuitenkin kulkee käyttäjän mukana. Tyypillisesti käyttäjällä on työpaikan verkkoon kytkeytyneenä käytettävissä kaikki yrityksen tietojärjestelmät. Kuljettaessaan kannettavan yrityksen ulkopuolelle, käyttäjä ei pysty useinkaan käyttämään kaikkia niitä ominaisuuksia joita käyttäjä on voinut käyttää samalla kannettavalla tietokoneella yrityksen tietoverkossa. Joissain yrityksissä tätä ongelmaa on pyritty ratkaisemaan VPN-tyyppisillä ratkaisuilla, mutta parhaimmillaankin tämänkaltaiset ratkaisut ovat tuntuneet suuresta osasta käyttäjistä hankalilta ja hitailta. Edelleen käyttäjän työnteko on sidottu käyttäjän omaan kannettavaan tietokoneeseen.

Yritysten palvelimien vikasietoisuuteen ja varmuuskopiointiin on ainakin hieman isommissa yrityksissä kiinnitetty huomiota kiitettävästi jo pitkään. Käyttäjien omat työasemat ja kannettavat ovat puolestaan olleet tietohallinnon jatkuva painajainen. Tyypillistä on, että käyttäjät tallentavat salaisiksikin luokiteltuja tietoja omien koneidensa levyille. Tietokoneen rikkoutuminen, kannettavan tietokoneen hukkuminen tai sen varastaminen aiheuttaa yleensä monenlaisia ongelmia yrityksessä. Tietokoneen hajoaminen aiheuttaa tyypillisesti aina käyttäjälle käyttökatkon. Vaikka uusi kone käyttäjälle usein järjestyykin nopeasti, niin koneen asetusten saaminen käyttäjän toivomuksia vastaavaksi vie usein aikaa ja kuluttaa sekä työntekijän että tietohallinnon resursseja. Usein myös tässä vaiheessa käyttäjä huomaa, että elintärkeää tietoa on kadonnut vanhan tietokoneen mukana ja tästä tiedosta ei tyypillisesti ole olemassa asianmukaisia varmistuksia. Uuden tietokoneen hinta on tyypillisesti varsin merkityksetön kustannus verrattuna muihin tietokoneen rikkoutumisesta tai häviämisestä johtuviin kustannuksiin.

Kannettavien tietokoneiden lisäännyttyä kannettavien tietokoneiden hukkuminen ja jopa varastaminen on lisääntynyt merkittävästi. Kannettavan tietokoneen hukkuminen aiheuttaa äsken mainittujen ongelmien lisäksi tietoturva ongelman, sillä kannettavan tietokoneen arvo on varsin harvoin erityisen merkittävä yritykselle, mutta kannettavan tietokoneen sisältö saattaa olla yrityksen liiketoiminnan kannalta elintärkeää. Ongelmallista on sekin, että tämä elintärkeä tieto katoaa, mutta vielä ongelmallisemmaksi tilanne muuttuu tyypillisesti silloin, kun elintärkeä tieto on esimerkiksi kannettavan varastamisen seurauksena vaarassa joutua ulkopuolisiin käsiin. Tähän ongelmaan on jo pitkään ollut ratkaisuna tietokoneiden kiintolevyjen salaaminen. Isoissakin yrityksissä tämä osuus kuitenkin laiminlyödään erittäin usein. Tämä johtuu salauksen aiheuttamasta lisätyöstä tietohallinnolle, mutta ehkä ennen muuta sen vuoksi, että loppukäyttäjät pitävät salaamista toisaalta turhana – eihän minun kannettavalleni koskaan mitään tapahdu – ja toisaalta riippuen käytetystä salaustavasta, käyttäjät pitävät salausta vaikeana, sillä se saattaa tuoda käyttäjälle esimerkiksi yhden ylimääräisen salasanan. Kustannusten merkitystäkään tässä kohtaa ei pidä vähätellä.

Kaikki äsken kertomani ongelmat ovat varmasti sen kaltaisia, että meidän on helppo tunnistaa ne omissa organisaatioissamme. Asiaan on etsitty ratkaisuja pitkään. Hyvien vaihtoehtojen puuttuessa yrityksissä on jouduttu tyytymään paljolti olemassa oleviin ratkaisuihin ja tekemään valintoja toisaalta tietoturvan ja toisaalta käyttäjäkokemuksen näkökulmasta. Se on tyypillisesti tarkoittanut kompromisseja molemmilla osa-alueilla.

Seuraavassa kirjoituksessani arviolta noin viikon kuluttua pohdin uuden tekniikan mahdollisuuksia ratkaista tässä kirjoituksessani esille tuomiani ongelmia ja avaan käsitettä työasemavirtualisointi.