Myymalat pieni

17.3.2012

Tarjousten ja toimittajien vertailu hieman pintaa syvemmältä

Tietoviikon CIO-verkkosivustolla julkaistiin mielenkiintoinen Matti Kinnusen kirjoittama artikkeli otsikolla ”Ostaja, älä tuijota pelkkää hintaa!”. Artikkelissa nostetaan esiin seikkoja, joita yrityksen olisi hyvä huomioida IT-hankintojen yhteydessä. Tarjouspyyntöjä vertailtaessa hinnan lisäksi huomiota kannattaa kiinnittää myös moniin muihin asioihin.

Olen itse huomannut, että usein tarjouksia vertailtaessa huomio kiinnittyy todella vahvasti hintaan. Hinta totta kai on olennainen tekijä, mutta erittäin olennaista luonnollisesti on, mitä tuolla hinnalla todellisuudessa saadaan. Kuten artikkelissakin mainitaan, eri palveluntarjoajien tarjousten sisällöt vaihtelevat yleensä aina. Vaikka tarjouspyyntö olisi siis identtinen, saadut tarjoukset voivat vaihdella huomattavissa määrin.

Palveluntarjoaja voi lähteä tarjoamaan hyvin kokonaisvaltaista ratkaisua asiakkaalle. Tarjous voi lähtökohtaisesti sisältää kaikki ennalta odotettavissa olevat toimenpiteet. Tarjoukseen on voitu heti sisällyttää kokonaisvaltaisesti esimerkiksi projektin suunnittelu, mahdollisten kumppaneiden kartoitukset ja kilpailutukset, itse projektin toteutus, käyttäjäkunnan opastus ja niin edelleen. Lisäksi kokonaisuuteen voi kuulua ylläpito- ja tukipalvelut, jolloin käyttöönoton jälkeisetkin kustannukset ovat hyvin pitkälle ennakoitavissa.

Toisella laidalla puolestaan voi olla tarjoaja, joka perustaa tarjouksensa hyvinkin karsittuun kokonaisuuteen. Tällöin esimerkiksi projektin suunnittelu voi olla tuntityönä toteutettava, mahdollisten kumppaneiden hankinta voi jäädä ostajan velvoitteeksi, ja projektin jälkeiset toimet ovat yleensä erikseen laskutettavaa työtä. Näiden kahden ääripään väliin voi taas mahtua lukuisa määrä erilaisia variaatioita.

On siis sanomattakin selvää, että tarjouksen viimeisellä rivillä olevien hintojen vertailu ei ole mahdollista, tai ei ainakaan missään mielessä järkevää. Jos tarjous ei ole kokonaisvaltainen vaan sisältää useita optioita, on vertailutyö usein haastavaa.

Itse toimittajia kannattaa aina tarkastella hieman lähempää, kuten Kinnunen artikkelissaan kirjoittaa. Millainen taloudellinen tilanne toimittajalla on? IT-alalla on paljon toimijoita, joiden tilanne saattaa olla kriittinen tai vähintään heikohko. Toisella puolella toki löytyy hyvin vahvoja toimijoita, joiden talous on terveellä pohjalla. Jos koko yrityksen tietotekniikan antaa ulkopuolisen käsiin, on ensiarvoisen tärkeää, että itse luottaa toimittajaan sataprosenttisesti.

Tätä luottamusta voi ja kannattaa hakea toimittajan nykyisistä ja miksei jopa entisistäkin asiakkaista. Useilla toimijoilla on olemassa valmiita referenssejä. Asiakkaisiin voi usein olla itse henkilökohtaisesti yhteydessä ja tiedustella yhteistyön toimivuudesta. Mikäli referenssejä ei ole tai niihin yhteyden ottamista katsotaan pahalla tai asiaa kierrellään, voi se olla merkki heikosta asiakastyytyväisyydestä.

Kuten usein sanotaan, ensivaikutelma on tärkein. Kun olet jättänyt tarjouspyynnön, miten asiat ovat siitä eteenpäin sujuneet. Jo siis ennen ostopäätöksen tekemistä. Vastattiinko tarjouspyyntöön nopeasti ja asiallisesti? Ollaanko sinusta ja tarpeistasi aidosti kiinnostuneita?

Matti Kinnusen artikkelin löydät Tietoviikon-sivuilta