Myymalat pieni

20.4.2011

Verkkolaskutuksen käyttöönotto

Yrityksen harkitessa verkkolaskutukseen siirtymistä tulee yrityksen ottaa huomioon sekä verkkolaskujen lähetys että vastaanotto. Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto ovat toisistaan erillisiä prosesseja ja tilanteen mukaan niitä saatetaan myös hoitaa toisistaan erillisillä ohjelmilla. Verkkolaskujen lähetys- ja vastaanottoprosessit vaativat molemmat riittävää asiaan syventymistä ja onnistuneeseen verkkolaskutuksen käyttöönottoon liittyvät lähes poikkeuksetta sekä lähetys että vastaanottoprosessien suunnittelu.

Verkkolaskutuksessa Suomessa on käytössä useita keskenään kilpailevia verkkolask standardeja. Pankit käyttävät Finnvoice standardia, toinen varsin yleinen standardi on TEAPPS. Verkkolaskutukseen liittyy myös aina operaattorit, joita voivat olla esimerkiksi pankit tai erilliset verkkolaskuoperaattorit. Suomessa tavoitteena on ollut, että huolimatta käytetystä verkkolaskustandardista ja operaattorista, verkkolasku välitettäisiin aina vastaanottajalle, vaikka verkkolaskun lähettäjä ja vastaanottaja olisivatkin eri operaattoreiden asiakkaita. Verkkolaskujen toimittamisessa perille eri operaattoreiden välillä liittyy kuitenkin huomioon otettavia asioita.

Käytettävän verkkolaskustandardin ja verkkolaskuoperaattorin lisäksi kokonaisuuteen liittyy vielä kolmas tärkeä osa: yrityksessä käytettävä taloushallinto-ohjelmisto. Tyypillisesti yrityksessä on käytössä jo entuudestaan laskutusohjelmisto. Useimmissa tapauksissa olemassa olevaa laskutusohjelmaa voidaan käyttää myös verkkolaskutukseen, mutta ohjelma saattaa vaatia erillisen verkkolaskutus modulin ostamista. Verkkolaskutukseen soveltuva laskutusohjelmisto tuottaa verkkolaskuaineistoa jossain tietyssä verkkolaskustandardissa. Jos siis laskut halutaan lähettää Finnvoice standardin mukaisena,  on tärkeää varmistua, että laskutusohjelmisto tuottaa verkkolaskuaineiston nimenomaisesti Finnvoice muodossa. Mikäli laskutusohjelmisto tuottaa verkkolaskutusaineistoa eri standardissa kuin yritys haluaisi, on tätä aineistoa mahdollista muuntaa standardista toiseen. Muunto eli konvertointi aiheuttaa tyypillisesti kuitenkin ylimääräistä vaivaa ja edellyttää jonkinverran teknistä osaamista, josta johtuen yritys pääsee helpoimmalla, jos laskutusohjelmisto tuottaa verkkolaskutusaineistoa suoraan halutussa standardissa.

Laskutusohjelmisto tuottaa perinteisesti verkkolaskuaineiston, eli tiedoston joka sisältää verkkolaskuaineiston. Laskutusohjelmisto ei yleensä ota mitään kantaa laskun lähettämiseen asiakkaalle. Laskutusohjelmiston tuottama verkkolasku aineisto täytyy siis aineiston muodostamisen jälkeen lähettää eteenpäin. Verkkolaskuaineiston lähettäminen on helposti verrattavissa kirjekuorien viemiseen postiin. Verkkolaskuaineiston lähettämiseen on olemassa useita tapoja ja siihen vaikuttaa tyypillisesti aikaisemmassa vaiheessa valittu verkkolaskuoperaattori. Kullakin operaattorilla on yleensä verkkolaskuaineston lähettämiseen oma järjestelmä, kuten pankeilla verkkopankki. Verkkolaskuaineisto voidaan tyypillisesti lähettää myös yrityksen käytössä olevalla rahaliikenneohjelmistolla.

Verkkolaskujen lähetys valitulla mekanismilla on yleensä varsin suoraviivaista, jos vastaanottaja on saman operaattorin asiakas tai ainakin käyttää samaa verkkolaskustandardia. Tilanteissa, joissa lähettäjän ja vastaanottajan verkkolaskustandardi ja -operaattori poikkeavat toisistaan, on tärkeää varmistaa, että verkkolaskutus onnistuu ongelmitta näiden operaattoreiden välillä. Tähän liittyvä problematiikka on ajan kuluessa vähentynyt huomattavasti, mutta edelleen on tilanteita, joissa asiakkaan on tehtävä niin kutsuttaja yhdysliikennesopimuksia sen operaattorin kanssa jonne verkkolasku on matkalla. Tältä osin tilanne ei ole täysin yksiseltteinen ja asiasta kannattaa ottaa selvää omalta verkkolaskuoperaattorilta ja alkuvaiheessa kannattaa olla tarkkana, jotta mahdollisiin ongelmatilanteisiin osataan reagoida välittömästi.

Riippuen käytettävästä verkkolaskuoperaattorista, joissain tilanteissa verkkolaskujen mukana voidaan toimittaa liitteitä. Kaikki verkkolaskuopeaattorit eivät tätä kuitenkaan mahdollista. Jos liitteitä halutaan verkkolaskutuksessa käyttää, on tärkeä varmistaa, että myös vastaanottajalla on mahdollisuus lukea verkkolaskun mukana tulevat liitteet. Esimerkiksi Finnvoice standardi ei mahdollista liitteiden käsittelyä ja monissa tilanteissa liite saattaa tippua pois verkkolaskulta ennen kuin se saavutettaa vastaanottajan. Tämän vuoksi lähettäjäpään lisäksi liitteiden toimivuus on aiheellista tarkistaa aina myös vastaanottajalta.

Jotta verkkolaskutuksesta voitaisiin saada irti maksimaalinen hyöty, liittyy verkkolaskutukseen  varsin tyypillisesti laskujen kierrätysohjelmisto, joissa laskut tiliöidään, hyväksytään ja lopulta maksetaan. Kierrätysohjelman valinnassa on tärkeää pohtia soveltuvuutta yrityksen tarpeisiin. Yksinkertainen kierrätysohjelma ei välttämättä sovellu hieman monimutkaisempien laskujen kierrätykseen, kun taas kovin  monipuolinen ohjelmisto saattaa olla jossain tilanteissa asiakkaalle liian jäykkä. Myöskään kierrätysohjelmiston hinnan merkitystä ei pidä vähätellä. Varsin usein kierrätykseen käytettävä ohjelmisto voidaan hankkia niin kutsuttuna pilvipalveluna, jolloin ohjelmistoa ei osteta itselle vaan ohjelmistoa käytetään internetverkon ylitse ja ohjelmiston käytöstä maksetaan esimerkiksi kuukausi- tai transkatiotyyppistä maksua.

Yrityksen valitsema kierrätysjärjestelmä integroidaan yleensä yrityksen käyttämään taloushallinto-ohjelmistoon. Kierrätysohjelmiston mahdollisimman saumaton integroituminen taloushallintajärjestelmään ilman erityisen suuria ohjelmistojen räätälöintejä kannattaa varmistaa aina etukäteen. Mikäli verkkolaskutusjärjestelmä ja yrityksen muu taloushallintojärjestelmä eivät ole integroituna toimivasti keskenään, erittäin suurena vaarana on, että iso osa verkkolaskutuksella tavoitelluista hyödyistä jää saavuttamatta.

Verkkolaskutusjärjestelmän valinta ohjaa yrityksen strategiaa yleensä varsin pitkällä tähtämeillä ja tehtävän valintaan on tarpeen kiinnittää riittävästi huomiota. Ratkaisuja vertailtaessa myyntipuheisiin on usein aiheellista suhtautua tietyllä varauksella. Verkkolaskutuksen käyttöönotoista on jo kokemuksia varsin paljon ja useimmiten kollegoiden keskuudessa asiasta on jo entuudestaan kokemuksia, joita kannattaa mahdollisuuksien mukaan hyödyntää.

Kun verkkolaskutukseen on vihdoin onnistuneesti siirrytty, vaatii tämäkin vaihe  suunnitelmallisuutta. Niinkin yksinkertainen asia kuin oman verkkolaskuosoitteen toimittaminen laskuja lähettäville toimittajille saattaa välillä unohtua. Yrityksessä pitäisi myös sopia pelisäännöt prosessista, milloin yhteistyö uuden toimittajan kanssa aloitetaan, jotta uusi toimittaja voi ensimmäisestä laskustaan alkaen toimittaa laskut sähköisinä, jos toimittajalla on tähän suinkin mahdollisuus.

Jotta verkkolasku näyttää myös vastaanottajalla siltä kuin laskun lähettäjä on halunnut, on verkkolaskutuksen alkuvaiheessa tai mieluummin jo suunnitteluvaiheessa tärkeä varmistua, että kaikki haluttu tieto siirtyy verkkolaskulle. Ei ole itsestään selvää, että paperilaskulla näkynyt kenttä ja sinne syötetty tieto näkyy verkkolaskulla, vaan tämäkin vaihe saattaa vaatia laskun lähettäjältä hieman muokkaamista.

Verkkolaskutukseen siirtyminen on monivaiheinen prosessi ja asiaan liittyy muuttuvia komponentteja usein enemmän kuin mitä saattaisi kuvitella. Mikäli yrityksessä ei ole verkkolaskutukseen liittyvää osaamista, eikä suurta innostuneisuutta perehtyä asiaan erityisen syvällisesti, kannattaa tälläisessä tilanteessa yrityksen usein hankkia kumppani, joka auttaa yritystä verkkolaskutuksessa alkuun pääsemisessä ja toimii tarvittaessa myös jatkossa tukena ja turvana verkkolaskutukseen liittyvissä haasteissa. Joissain tilanteissa tämä kumppani saattaa löytyä samasta paikasta, jota yritys käyttää jo entuudestaan apuna IT-asioissa. Osaaminen IT-asioissa ei kuitenkaan tarkoita automaattisesti osaamista verkkolaskutuksessa.

Tilitoimistot tarjoavat varsin usein tämän tyyppisiä verkkolaskutukseen liittyviä palveluita omille asiakkailleen. Yrityksen kannattaakin useimmiten kysyä omalta tilitoimistoltaan onko heillä tarjota yrityksen tarpeisiin soveltuvia verkkolaskuratkaisuja.