Myymalat pieni

11.11.2012

Onko sinun sähköpostiviestisi kuin postikortti vai kirjattu kirje?

Sähköposti on meille kaikille tuttu viestimismuoto. Viestejä lähetetään ja vastaanotetaan nykyään jatkuvana virtana monilla eri päätelaitteilla. Sähköpostiviestit kulkevat tietokoneissa, tableteissa ja kännyköissä. Sähköpostit ovatkin korvanneet hyvin paljon perinteistä kirjeliikennettä. Postikortteja sentään vielä lähetellään tavallisen postin kautta, usein onnittelumielessä tai tervehdyksenä lomamatkalta.

Harva tulee viestejä lähettäessään miettineeksi sähköpostin tietoturvaa. Monikaan meistä ei varmasti lähettäisi henkilötietoja, salasanoja tai luottokorttitietoja postikortilla. Tavallisen sähköpostiviestin tietoturva ei kuitenkaan ole yhtään perinteistä postikorttia parempi. Kirjeeseen, saati sitten kirjattuun kirjeeseen, ei normaalia sähköpostiviestiä voi verrata parhaalla tahdollakaan.

Sähköpostiviestit kulkevat tietoverkossa selväkielisinä. Jos ulkopuolinen haluaa poimia sähköpostiviestin itselleen, se ei vaadi rakettitiedettä, eikä edes insinööritutkintoa.

Monissa yrityksissä on tehty ohjeistukset siitä, millaisia asioita sähköpostiviesteissä voidaan lähettää ja millaisia ei. Valitettava totuus kuitenkin on, että säännöistä ja määräyksistä huolimatta sähköposteissa liikkuu uskomattoman paljon arkaluontoista materiaalia. Aivan viimeaikoina on onneksi ollut havaittavissa pientä heräämistä tähän todellisuuteen. Tässä asiassa valistuksen tie on kuitenkin vasta alkutaipaleella.

Useat tutkimukset ovat osoittaneet sen, että vaikka yrityksen sisäinen määräys kieltäisi esimerkiksi henkilötunnusten lähettämisen tavallisessa sähköpostissa, liikkuu tällaista tietoa viesteissä yllättävän paljon. Sähköpostien kautta levinneistä tiedoista ei kovin paljoa ole mediassa kirjoitettu. Viestivarkaat kun eivät useinkaan halua toimistaan huudella, ja ne, joilta tiedot ovat vuotaneet, eivät liioin halua siitä julkisesti kertoa.

Sähköpostien salaus ei ole mikään uusi keksintö. Salaustekniikoilla on mahdollista muuttaa sähköpostiviestien tietoturvataso postikortista kirjeen tasolle tai jopa kirjatuksi kirjeeksi. Ongelmana tähän asti on ollut, että salaustekniikoiden käyttö on ollut niin hankalaa, että se on ollut niiden käyttöönotolle usein liian korkea este. Onneksi viimein on alkanut tulemaan myös niin helppokäyttöisiä salausvaihtoehtoja, että se ei ole enää niiden käyttämisen esteenä.

Nykypäivänä salatun sähköpostin lähettäminen ja vastaanottaminen on hyvillä tekniikoilla toteutettuna yhtä helppoa, kuin tavallisen sähköpostin. Myöskään hinta ei varmasti nouse enää kynnyskysymykseksi. Ja onhan salatun sähköpostin käyttö myös imagollisesti varsin positiivinen signaali yrityksen asiakkaille ja yhteistyökumppaneille. Viestittäähän salatun sähköpostin käyttö, että yritys pitää tärkeänä sitä, miten arkaluontoisia ja henkilökohtaisia tietoja käsitellään.

Kehottaisinkin kaikkia tuumimaan, millaista materiaalia sähköpostin välityksellä tulee lähetettyä. Ovatko kaikki viestit sellaisia, että ne voisi hyvillä mielin liimata vaikkapa kaupan ilmoitustaululle. Jos näin ei ole, niin kannattaa miettiä, olisiko syytä pohtia toimintamalleja uudemman kerran. Tässäkin asiassa tyyli on vapaa, mutta pakollinen.