Myymalat pieni

11.1.2016

Pilvi ja reaaliaikainen taloushallinto tilitoimistoissa

Nykyisin törmää enenevässä määrin käsitteeseen reaaliaikainen taloushallinto. Usein tämä käsite on muotoiltu osaksi tilitoimiston, ohjelmistotalon tai jonkin muun toimijan markkinointiviestintää. Reaaliaikainen taloushallinto on onnistuttu markkinoimaan niin hyvin, että nykyisin asiakkaat alkavat tätä myös enenevässä määrin vaatimaan. Vaikka käsite onkin varsin vakiintunut, niin ongelmaksi välillä muodostuu, mitä kukin sillä tarkoittaa.

Yhdelle reaaliaikainen taloushallinto on mahdollisuus päästä katsomaan internetissä vaikkapa yrityksen edellisen kuukauden kirjanpidon raportteja itselle parhaaksi sopivana ajankohtana. Toiselle se tarkoittaa sitä, että taloushallinto on todella reaaliaikaista, sitä siis tehdään jatkuvana prosessina eikä pelkästään esimerkiksi kerran kuukaudessa. Kolmannelle se tarkoittaa epämääräisesti jotain sähköistä taloushallintoa, mutta termi on vielä jäsentymätön möykky. Neljännelle kyse on jostain ihan muusta. Viestiä olisi mielestäni syytä hieman teroittaa. Olisi meidän kaikkien etu, kun termit ja käsitteet olisivat mahdollisimman yksiselitteisiä.

Työssäni olen jatkuvasti tekemisissä tilitoimistoyrittäjien kanssa. Kaikki puhuvat nykyään pilvestä ja reaaliaikaisuudesta. Monille pilvi ja reaaliaikainen taloushallinto ovat yksi ja sama asia. Jos ohjelmisto on siirtynyt pilveen, mutta tilitoimiston toimintatavat ovat pysyneet muuttumattomina viime vuosituhannelta saakka, niin mielestäni ei voida puhua reaaliaikaisesta taloushallinnosta. Toisaalta monelle tilitoimiston asiakkaalle riittää jatkossakin kerran kuukaudessa tehtävä kirjanpito, eikä kirjanpidon reaaliaikaisuudelle ole näiden asiakkaiden keskuudessa kysyntää.

Usein keskustelu onkin ollut asiakastarpeista lähtevää. Pilvi, reaaliaikaisuus ja muut uudet tavat toimia, voivat hyvinkin täyttää erilaisia asiakastarpeita. Tämän rinnalle nostaisin tilitoimiston omat tarpeet ja niiden täyttämisen. Joissain tapauksissa nämä saattavat olla tilitoimiston kannalta lopulta merkittävämpiä asioita.

Reaaliaikaisen taloushallinnon monet mahdollisuudet

Tilitoimistoyrittäjä saattaisi haluta pitää välillä pitkän viikonlopun, mutta jotkin rutiinitehtävät olisi kuitenkin kyettävä hoitamaan. Tämä olisi huomattavasti joustavampaa, kun nämä asiat voisi hoitaa kotona tai vaikka lomareissussa, sen sijaan, että yrittäjä käy pikaisesti töissä ”kääntymässä”. Toisinaan kirjanpitäjä saattaa joutua jäämään kotiin sairaan lapsen kanssa, mutta voisiko ainakin osan työstä kyetä hoitamaan kotoa käsin ja näin ennaltaehkäistä sitä ruuhkaa, joka töihin palatessa on odottamassa.

Usein laskujen siirtäminen maksuun isommissa erissä olisi tehokkaampaa, mutta mitäpä jos eräpäivänä tilillä ei olekaan riittävästi rahaa? Voisiko näistä saada automaattisen hälytyksen vaikkapa puhelimeen? Yhteydenpito asiakkaisiin ja tämän kautta tuotettava lisäarvo ovat monissa tilitoimistoissa toiminnan elinehto, mutta voisiko jossain tapauksissa olla sekä tilitoimiston, että tilitoimiston asiakkaan näkökulmasta tehokkaampaa hoitaa jokin pieni palaveri toimivan videoneuvottelujärjestelmän kautta?

Joskus voisi olla tehokkaampaa siirtää vaikkapa tilitoimiston asiakkaan myyntilaskut kirjanpitoon sähköisesti ilman manuaalista ja aikaa vievää tallennusta. Tässä säästynyt aika voitaisiin käyttää vaikkapa asiakkaan parempaan konsultoimiseen, jolloin työ saattaisi olla tekijälleen mielekkäämpää ja asiakas saattaisi kokea saavansa parempaa palvelua. Olisiko tilitoimistolle helpompaa, asiakkaalle halvempaa ja asiakkaan työntekijöille mieluisampaa saada palkkalaskelmat sähköisesti verkkopankkiin perinteisen kirjepostin sijaan?

Aivan nuorimmat tilitoimistoyrittäjät eivät edes tiedä paljonko harmaita hiuksia vaikkapa palkanlaskenta- tai kirjanpito-ohjelmistojen päivittämiset ovat tilitoimistoissa aiheuttaneet ja monille aiheuttavat edelleen. Eikö olisikin kätevää kun nämä kaikki päivitykset vain tapahtuisivat itsestään ja vielä tärkeämpää, päivitykset todella onnistuisivat? Entäpä ne varmistukset, voisiko nekin unohtaa?

Tämä kaikki tekniikka on tänään ja on ollut itseasiassa jo eilen kaikkien tilitoimistojen saatavissa. Monissa tilitoimistoissa tämä tekniikka on myös jo käytössä. Aika moni niistä toimistoista, jotka ovat tämän ratkaisun jo tehneet, eivät vielä osaa hyödyntää kaikkia tekniikan tuomia mahdollisuuksia. Pilvipalvelu voi parhaimmillaan mahdollistaa reaaliaikaisen taloushallinnon. Lisäksi se voi myös tehostaa tilitoimiston toimintaa merkittävästi ja tuoda toimintaan aivan uudenlaisia joustoja, mutta myös liiketoimintamahdollisuuksia.

Nyt jos koskaan voisi olla hyvä aika pohtia mitä pilvi ja reaaliaikainen taloushallinto merkitsevät sinun tilitoimistollesi ja olisiko näistä asioista apua, kun yritämme omissa yrityksissämme ottaa sitä paljon julkisuudessakin kaivattua tuottavuusloikkaa?