Myymalat pieni

11.1.2016

Pilvi ja reaaliaikainen taloushallinto tilitoimistoissa

Nykyisin törmää enenevässä määrin käsitteeseen reaaliaikainen taloushallinto. Usein tämä käsite on muotoiltu osaksi tilitoimiston, ohjelmistotalon tai jonkin muun toimijan markkinointiviestintää. Reaaliaikainen taloushallinto on onnistuttu markkinoimaan niin hyvin, että nykyisin asiakkaat alkavat tätä myös enenevässä määrin vaatimaan. Vaikka käsite onkin varsin vakiintunut, niin ongelmaksi välillä muodostuu, mitä kukin sillä tarkoittaa.

Yhdelle reaaliaikainen taloushallinto on mahdollisuus päästä katsomaan internetissä vaikkapa yrityksen edellisen kuukauden kirjanpidon raportteja itselle parhaaksi sopivana ajankohtana. Toiselle se tarkoittaa sitä, että taloushallinto on todella reaaliaikaista, sitä siis tehdään jatkuvana prosessina eikä pelkästään esimerkiksi kerran kuukaudessa. Kolmannelle se tarkoittaa epämääräisesti jotain sähköistä taloushallintoa, mutta termi on vielä jäsentymätön möykky. Neljännelle kyse on jostain ihan muusta. Viestiä olisi mielestäni syytä hieman teroittaa. Olisi meidän kaikkien etu, kun termit ja käsitteet olisivat mahdollisimman yksiselitteisiä.

Työssäni olen jatkuvasti tekemisissä tilitoimistoyrittäjien kanssa. Kaikki puhuvat nykyään pilvestä ja reaaliaikaisuudesta. Monille pilvi ja reaaliaikainen taloushallinto ovat yksi ja sama asia. Jos ohjelmisto on siirtynyt pilveen, mutta tilitoimiston toimintatavat ovat pysyneet muuttumattomina viime vuosituhannelta saakka, niin mielestäni ei voida puhua reaaliaikaisesta taloushallinnosta. Toisaalta monelle tilitoimiston asiakkaalle riittää jatkossakin kerran kuukaudessa tehtävä kirjanpito, eikä kirjanpidon reaaliaikaisuudelle ole näiden asiakkaiden keskuudessa kysyntää.

Usein keskustelu onkin ollut asiakastarpeista lähtevää. Pilvi, reaaliaikaisuus ja muut uudet tavat toimia, voivat hyvinkin täyttää erilaisia asiakastarpeita. Tämän rinnalle nostaisin tilitoimiston omat tarpeet ja niiden täyttämisen. Joissain tapauksissa nämä saattavat olla tilitoimiston kannalta lopulta merkittävämpiä asioita.

Reaaliaikaisen taloushallinnon monet mahdollisuudet

Tilitoimistoyrittäjä saattaisi haluta pitää välillä pitkän viikonlopun, mutta jotkin rutiinitehtävät olisi kuitenkin kyettävä hoitamaan. Tämä olisi huomattavasti joustavampaa, kun nämä asiat voisi hoitaa kotona tai vaikka lomareissussa, sen sijaan, että yrittäjä käy pikaisesti töissä ”kääntymässä”. Toisinaan kirjanpitäjä saattaa joutua jäämään kotiin sairaan lapsen kanssa, mutta voisiko ainakin osan työstä kyetä hoitamaan kotoa käsin ja näin ennaltaehkäistä sitä ruuhkaa, joka töihin palatessa on odottamassa.

Usein laskujen siirtäminen maksuun isommissa erissä olisi tehokkaampaa, mutta mitäpä jos eräpäivänä tilillä ei olekaan riittävästi rahaa? Voisiko näistä saada automaattisen hälytyksen vaikkapa puhelimeen? Yhteydenpito asiakkaisiin ja tämän kautta tuotettava lisäarvo ovat monissa tilitoimistoissa toiminnan elinehto, mutta voisiko jossain tapauksissa olla sekä tilitoimiston, että tilitoimiston asiakkaan näkökulmasta tehokkaampaa hoitaa jokin pieni palaveri toimivan videoneuvottelujärjestelmän kautta?

Joskus voisi olla tehokkaampaa siirtää vaikkapa tilitoimiston asiakkaan myyntilaskut kirjanpitoon sähköisesti ilman manuaalista ja aikaa vievää tallennusta. Tässä säästynyt aika voitaisiin käyttää vaikkapa asiakkaan parempaan konsultoimiseen, jolloin työ saattaisi olla tekijälleen mielekkäämpää ja asiakas saattaisi kokea saavansa parempaa palvelua. Olisiko tilitoimistolle helpompaa, asiakkaalle halvempaa ja asiakkaan työntekijöille mieluisampaa saada palkkalaskelmat sähköisesti verkkopankkiin perinteisen kirjepostin sijaan?

Aivan nuorimmat tilitoimistoyrittäjät eivät edes tiedä paljonko harmaita hiuksia vaikkapa palkanlaskenta- tai kirjanpito-ohjelmistojen päivittämiset ovat tilitoimistoissa aiheuttaneet ja monille aiheuttavat edelleen. Eikö olisikin kätevää kun nämä kaikki päivitykset vain tapahtuisivat itsestään ja vielä tärkeämpää, päivitykset todella onnistuisivat? Entäpä ne varmistukset, voisiko nekin unohtaa?

Tämä kaikki tekniikka on tänään ja on ollut itseasiassa jo eilen kaikkien tilitoimistojen saatavissa. Monissa tilitoimistoissa tämä tekniikka on myös jo käytössä. Aika moni niistä toimistoista, jotka ovat tämän ratkaisun jo tehneet, eivät vielä osaa hyödyntää kaikkia tekniikan tuomia mahdollisuuksia. Pilvipalvelu voi parhaimmillaan mahdollistaa reaaliaikaisen taloushallinnon. Lisäksi se voi myös tehostaa tilitoimiston toimintaa merkittävästi ja tuoda toimintaan aivan uudenlaisia joustoja, mutta myös liiketoimintamahdollisuuksia.

Nyt jos koskaan voisi olla hyvä aika pohtia mitä pilvi ja reaaliaikainen taloushallinto merkitsevät sinun tilitoimistollesi ja olisiko näistä asioista apua, kun yritämme omissa yrityksissämme ottaa sitä paljon julkisuudessakin kaivattua tuottavuusloikkaa?

30.3.2015

Ohjelmistovalmistajat muutosten kourissa pilvipalveluiden yleistyessä

Aikaisemmin ohjelmistotoimittajilta riitti ohjelmiston toimittaminen ja siihen mahdollisesti tuki- ja koulutuspalveluiden tuottaminen. Nykyään suuri osa ohjelmistoista on jo saatavilla pilvipalveluna ja nekin, jotka eivät vielä pilvestä ole saatavilla, niiden jakelua pilvestä on luultavasti vähintäänkin pohdittu. Pilvi onkin muuttanut ohjelmistotalon liiketoimintaa varsin paljon. Tyypillinen lisenssikauppa ja siihen liittyvä ylläpitopalvelun myynti on monessa tapauksessa muuttunut kuukausiperustaiseksi palvelumyynniksi, johon sisältyvät itse ohjelmisto, ohjelmiston tarvitsema pilvi, tukipalvelut ja ohjelmiston ylläpito. Tyypillisen ohjelmistotalon business-logiikka onkin kokenut muutaman kuluneen vuoden aikana isoja muutoksia. Jotkut toimijat ovat osanneet hyödyntää muutoksen mahdollisuuden hyvin, jotkut taas ovat tulleet mukaan pakon sanelemina ja onhan markkinoilla iso joukko toimijoita, jotka vielä empivät tämän tyyppiseen konseptiin siirtymistä.

Jos pilvipalvelut ovat muuttaneet ohjelmistotalojen business-mallia, niin tuo muutos ei ole kuitenkaan jäänyt ainoaksi. Tyypillisesti ohjelmistotaloilla on luonnollisesti ollut hyvä osaaminen ohjelmistokehityksessä, mutta infraosaaminen, jota pilvipalveluiden tuottaminen mitä suurimmassa määrin vaatii, ei ole ollut ohjelmistotalojen ydinosaamista. Pilviratkaisuissa ohjelmistotalot ovatkin tehneet omista lähtökohdistaan kovin erilaisia ratkaisuja pilveen siirtymisen yhteydessä. Osa yrityksistä on hankkinut omaa rautaa ja alkanut itse tuottamaan ohjelmistonsa tarvitsemaa pilvikapasiteettia. Osa puolestaan on päätynyt hyväksi havaitsemaansa paikalliseen hosting-palveluita tarjoavaan kumppaniin ja osa on valinnut ohjelmiston pilveksi jonkin suuren kansainvälisen pilvitoimijan kuten Microsoftin tai Amazonin.

Ohjelmistotalon valitessa omaa pilvialustaa edessä on paljon kysymyksiä, jotka tulee ratkaista. Kustannukset ovat varmasti yksi pohdittava asia, vaikkakin yksiselitteisesti edullisimman ratkaisun tunnistaminen saattaa olla käytännössä vaikeaa. Pohdittaessa pilvipalvelun tuottamista omasta ympäristöstä, arvioitavaksi tulee oman yrityksen riittävä ammattitaito tuottaa tämän kaltaista palvelua. Asiakkailla saattaa olla palvelun käytettävyydelle varsin merkittäviäkin vaateita. Esimerkiksi tilaan, jossa palvelua fyysisesti pyöritetään, saattaa kohdistua yllättävän suuria vaatimuksia asiakkaiden taholta.

Pohdittaessa palvelun tuottamista ison kansainvälisen pilvipalveluoperaattorin pilvestä, kysymykset ovat tyypillisesti hyvin erilaisia. Kysymyksiä saattavat olla esimerkiksi datan maantieteellinen sijainti sekä datan omistajuuteen liittyvät kysymykset, eli kuka lopulta omistaa pilveen tallennetun datan. Kansainvälisten toimijoiden kohdalla lainsäädäntö mietityttää myös usein: minkä maan lainsäädäntöä palvelussa sovelletaan ja kuinka hyvin tämä lainsäädäntö tukee tai vaihtoehtoisesti ei tue palvelun tuottamista. Suomalaisen ohjelmistotalon näkökulmasta ohjelmistovalmistaja on tyypillisesti merkittävästi pienempi toimija kuin pilvipalvelua tuottava yritys ja usein tässä kohtaa mietitäänkin, onko ohjelmistotalon mahdollista saada suurelta kansainväliseltä yritykseltä riittävän monipuolista palvelua ja miten toimitaan mahdollisissa ongelmatilanteissa. Hinnoittelu saattaa myös koostua paljolti muuttuvista eristä ja näiden arviointi etukäteen ei ole aina täysin ongelmatonta.

Kun taas ohjelmistovalmistaja pohtii pilvikumppanikseen paikallisempaa hosting-kumppania, niin jälleen kysymyksen asettelu muuttuu varsin paljon. Ensimmäinen kysymys usein kuuluu, että onko tällä kumppanilla riittävä tekninen osaaminen ja riittävät taloudelliset resurssit pilvipalvelun tuottamiseen nyt ja tulevaisuudessa. Toinen keskeinen kysymys tämän kaltaisten kumppaneiden pohdinnassa on ollut konesalien standardit: ovatko konesalit riittävän turvallisia myös epätodennäköisten häiriötilanteiden sattuessa kohdalle.

Omaan pilvipalveluun päätyessä ohjelmistotalo pyrkii tyypillisesti vastaamaan pilvialustastaan itse mahdollisimman kokonaisvaltaisesti ja saamaan näin kustannussäästöjä. Kansainvälisten pilvipalveluiden tarjoajien kanssa tilanne on monessa mielessä samankaltainen. Tuolloin alla oleva infra kyllä hoidetaan palveluna, mutta varsinainen palveluympäristö on tyypillisesti sellainen, jonka konfiguroinnista ja palvelusta vastaa ohjelmistoyritys. Toisaalta paikallisen hosting-kumppanin kanssa merkittävä ero on, että tällöin työtehtävistä ja vastuista voidaan tyypillisesti sopia varsin joustavasti.

Me Magic Cloudissa olemme yksi Suomalainen hosting-palveluita tarjoava yritys. Meillä on lukuisia kotimaisia ohjelmistoalan yrityksiä asiakkainamme, jotka ovat päätyneet käyttämään meidän pilveämme oman ohjelmistonsa pilvipalvelu alustanaan.

1.12.2014

Kaksi kolmesta työntekijästä kokee oikkuilevan tietokoneen heikentävän työmotivaatiota

3 Step IT:n tekemän tutkimuksen mukaan kaksi kolmesta työntekijästä kokee oikkuilevan tietokoneen vähentävän työmotivaatiota. Samainen tutkimus paljastaa oikkuilevan tietokoneen aiheuttavan Suomessa satojen miljoonien kustannuksen vuositasolla. Suurimpia ongelmia olivat liian vanhat ja tehottomat työasemat, jotka oikkuilivat liian usein.

Tutkimuksessa saadut tulokset eivät varmastikaan yllätä meistä montaakaan. Mistä sitten johtuu, että tiedossa olevaa tilannetta ei saada yrityksissä korjattua. Yksittäisten työasemien hinnat ovat laskeneet niin alhaiselle tasolle, että ongelma tuskin on uusien työasemien hankintakustannuksissa. Yleisesti tiedossa onkin, että työasemien kustannuksista murto-osa muodostuu niiden hankintahinnasta ja valta-osa kustannuksista syntyy muista elinkaarikustannuksista, joita ovat esimerkiksi käyttöönotto ja ylläpitokustannukset.

Oma käsitykseni on kuitenkin, että lopulta kustannukset ovat vain yksi syy siihen, minkä takia työpaikoilla tuskaillaan vanhentuneiden työasemien kanssa. Työasemien uudistamiset ovat usein työläitä projekteja ja niihin liittyy usein epävarmuustekijöitä miten esimerkiksi vanhat sovellukset toimivat uusilla koneilla. Ei myöskään pidä vähätellä sen merkitystä, että usein yrityksen johdolla – jotka myös tekevät päätökset hankinnoista – ei ole käytössään näitä ongelmallisia sovelluksia vaan usein pelkkä Office paketti ja internetselain. Näin ollen johdon koneet ovat kovin usein uudet ja tästä syystä johto ei useinkaan ymmärrä näitä ongelmia, joiden kanssa muut työntekijät joutuvat painimaan.

Ratkaisuja hitaiden oikuttelevien koneiden uusimiseen on monia ja eri organisaatiot valitsevat kukin heille parhaiten soveltuvan tavat, tosin liian monet jättävät valinnan tekemättä. Meillä Magic Cloudissa on jo pitkään tarjottu Windows työasemaa palveluna pilvestä kiinteään kk-hintaan. Kyseessä on niin kutsuttu Desktop as Service tyyppinen palvelu, jonka olemme nimenneet meillä MagicDeskiksi. Tässä mallissa työntekijällä on aina käytössään tuoreimmat ohjelmistoversiot, taustalla olevan raudan päivittäminen kuuluu osaksi palvelua, yrityksellä on aina yksi kontakti joka vastaa työaseman toimivuudesta. Aika moniyritys on jo valinnut MagicDeskin yrityksen ratkaisuksi työasemien elinkaaren täyttyessä. Tätä blogia kirjoittaessa olemme juuri valmistelemassa uuden MagicDesk version käyttöönottoa ja tämän version saavat kaikki olemassa olevat MagicDesk asiakkaat käyttöönsä ilman lisäkustannuksia vähän niin kuin automaattisesti 🙂

18.11.2013

Päivitelläänkö teilläkin ohjelmistoja?

Monet yritykset tuskailevat ennen muuta näin vuoden vaihteen lähestyessä ohjelmistojen päivityksien parissa. Mielessä pyörivät kysymykset siitä, milloin päivityksen voisi tehdä, jotta siitä aiheutuisi mahdollisimman vähän haittaa? Kuka päivityksen käytännössä suorittaa? Onnistuuko päivitys ongelmitta? Vaikuttaako päivitys joihinkin toisiin ohjelmistoihin odottamattomalla tavalla? Mitä päivittäminen maksaa?

Pienemmissä yrityksissä on varsin tyypillistä, että päivityksiä yritetään hoitaa ”tee se itse” -periaatteella yrittäjän toimesta. Hieman suuremmissa yrityksissä palvelu useimmiten ostetaan asiantuntijalta. Isoimmissa yrityksissä puolestaan on usein omaa IT-väkeä, jotka hoitavat päivitykset. Niin ja onhan niitäkin yrityksiä, joilla ohjelmistot ovat pilvessä ja päivitykset hoituvat taustalla automaattisesti.

Ohjelmistosta riippuen päivittämiseen kuluu yleensä aikaa enemmän tai vähemmän. ”Tee se itse” -yrittäjän kyseessä ollessa omalla työllähän ei yleensä ole hintaa, joten päivityshän onnistuu usein ”ilmaiseksi”. Yrityksen IT-osaston hoitaessa päivitykset, ne toteutetaan yleensä osana muuta IT:tä ja päivityksellä ei tällöinkään ole selvää hintalappua. Kun taas päivittämisessä käytetään ostettua asentajaa, niin päivitykselle muodostuu selkeämpi hinta. Asiaa tarkemmin mietittäessä taitaa kuitenkin olla niin, että nämä kaikki kolme vaihtoehtoa maksavat jotain. Ja niin, se neljäs vaihtoehto siellä pilvessä, eihän sekään ole ihan ilmainen, se on varmastikin hinnoiteltu kuukausi- tai vuosimaksuun kuuluvaksi.

Mutta uskaltaisin kyseenalaistaa äsken kuvatun kaltaisen kustannuslaskennan. Tehdään päivitys miten vain, niin todellisuudessa se varmasti jotain maksaa, mutta kustannus lienee kuitenkin pääsääntöisesti pienehkö tai ainakin kohtuullinen. Varmasti poikkeuksiakin löytyy, ensimmäisenä tulee mieleen yksi ohjelmistotalo nimeltä… tai no, jätetäänpä mainitsematta.

Harvoin ohjelmistoa päivitetään ihan pelkästään päivittämisen ilosta. Yleensä ohjelmistolla on jokin funktio yrityksen toiminnassa. Normaalistihan ohjelmistolla saavutetaan jotain lisäarvoa, joka on suurempi, kuin ohjelmiston aiheuttama kustannus tai tähän varmasti ainakin pyritään. Näin ollen päivityksen onnistuminen on yleensä yrityksen toiminnan kannalta merkityksellistä. ”Tee se itse” -päivitys ja tässä näennäisesti säästetty rahasumma saattaakin maksaa moninkertaisesti jos ”tee se itse” -päivitys ei mennytkään ihan putkeen ja tämän vuoksi ohjelmiston käyttö estyy tai vaikeutuu merkittävästi. Tosin monissa firmoissa on kyllä ihan päteviäkin ”tee se itse” -miehiä, eli älköön teistä kukaan ottako tätä henkilökohtaisesti.

Niin, ja kuinkas se pilvi? Ihanteellisessa tilanteessa päivitys tapahtuu täysin automaattisesti taustalla, vaikuttamatta missään vaiheessa mitenkään yrityksen toimintaan. Mutta ovatkohan ne kaikki pilvet tämän kaltaisia poutapilviä? Varmaankaan eivät, mutta tähän aika moni pilvipalvelu kyllä pyrkii ja useimmat siinä myös onnistuvat.

En kuitenkaan yritä sanoa, että ainoa oikea tapa on siirtää ohjelmat pilveen ja jos näin ei toimita, niin ulkopuolisen asentajan palkkaaminen on sitten se toinen vähiten huono vaihtoehto. En, vaikka me toimitamme pilvi- sekä asennuspalveluita. Mutta haluaisin kiinnittää yrityksen huomion ohjelmistojen päivityksiin osana liiketoiminnan sujumista, enkä pelkkänä pakollisena pahana. Suunnittelu, toteutus ja onnistuminen kuulostaa ainakin omasta mielestäni paljon paremmalta kuin toteutus, epäonnistuminen, uudelleen yritys, epäonnistuminen, suunnittelu, toteutus ja onnistuminen. Kun yrityksellä itsellään, sen koosta riippumatta, on olemassa riittävät resurssit ja osaaminen päivityksien tekemiseen, niin kannattaa niitä toki käyttää. Silloin kun näin ei ole, niin ulkopuolinen apu on paikallaan. Ja se pilvi, siinä on monta hyvää juttua ja varmasti niitäkin, jotka arveluttavat, mutta sitäkin vaihtoehtoa kannattaa harkita jossain vaiheessa.

23.8.2013

Raivokohtauksia ja mielenrauhaa

Sain viime viikolla etuoikeuden osallistua erittäin mielenkiintoiseen ja antoisaan itsensä kehittämiseen tähtäävään koulutuspäivään. Päivän aikana yhtenä tärkeänä teemana pyrimme selkiyttämään tavoitteitamme ja tapoja esittää asioita. Millaisia palveluita tuotamme ja miten tuomme ne esiin kanssaihmisille?

Magic Cloud on suomalainen pilvipalveluita tuottava yritys ja tavoitteemme on tehostaa asiakkaidemme liiketoimintaa ja tarjota heille mielenrauha tietotekniikkaan liittyvissä asioissa. Monissa yrityksissä tietotekniikka koetaan pakollisena pahana, kun mielestämme tietotekniikan tehtävä olisi tarjota parhaat mahdolliset työkalut oman liiketoiminnan tarpeisiin ja sen kehittämiseen.

Tarjoamamme MagicDesk-pilvipalvelu on hyvin erilainen tapa toteuttaa tietotekniikkaa, kuin niin sanotut perinteiset ratkaisumallit. Kokonaisvaltaisen palvelun myötä haluamme häivyttää käyttäjien näkymättömiin kaikki tekniset kiemurat ja tuoda esiin vain ja ainoastaan käyttäjälle oleellisen: toimivan työkalun.

Kuinka moni meistä on joskus kironnut kaatuvaa tietokonetta? Kuinka moni on kiristellyt hampaita, kun tietokone pyytää uudelleenkäynnistystä kesken tärkeän tehtävän? Kuinka moni on manannut, kun tietokoneen käynnistyminen on kestänyt minuuttitolkulla? Uskaltaisin väittää, että melkeinpä meistä jokainen, vai mitä?

Kuinka moni uskaltaa myöntää saavansa raivostumiskohtauksia töissä? Suomesta ei taida tästä tutkimusta olla, mutta uskoisin Britanniassa tehdyn tutkimuksen heijastelevan hyvin myös Suomen tilannetta. Britit myöntävät saavansa kunnon kiukunpuuskan töissä keskimäärin kahdesti päivässä. Arvatkaapa mikä on maltin menettämisen yleisin syy? Kyllä, kaatuva tietokone.

Kaatuva tietokone, hitaasti käynnistyvä tietokone, tietokoneen päivitykset ja niiden vaatimat uudelleenkäynnistykset. Nämä ovat asioita jotka me pystymme, jos nyt ei aivan täysin poistamaan, niin ainakin minimoimaan hyvin lähelle nollaa. Nämä seikat, olennaisesti työn sujuvuuteen ja omaan fiilikseen vaikuttavat asiat, ovat sellaisia, joista olen kertonut lukuisissa ja lukuisissa asiakaskohtaamisissa. Toiset ovat pitäneet asioita relevantteina, mutta suurin osa ihmisistä on tuntunut pitävän niitä toisarvoisina ja työnsujuvuuteen vähäisesti vaikuttavina tekijöinä.

Nyt minulla onkin uusi lupaus kerrottavana: pystymme oleellisesti vähentämään ihmisten raivokohtauksia työaikana. Kuinkahan moni johtaja myöntää, että työpaikalla aina silloin tällöin ärräpäät lentelevät ja ovet paukkuvat? Luulenpa, ettei ihan jokainen. No, meillä on oma tarinamme kerrottavana. Me kuitenkin haluamme muuttaa maailmaa ja tuoda omalta osaltamme ihmisille mielenrauhaa ja vähemmän kiukunpuuskia. Mitenkö sen teemme? Kerron sen mielelläni jokaiselle halukkaalle. Mutta muistakaa, että jokainen yritys ja yrityksien ihmiset ovat erilaisia. Siksi haluankin kuulla ensin teidän tarinanne ja ajatuksenne. Sen jälkeen rakennamme yhdessä entistä paremman huomisen.

Lue The Telegraphin julkaisema uutinen tutkimuksesta tästä.

11.11.2012

Onko sinun sähköpostiviestisi kuin postikortti vai kirjattu kirje?

Sähköposti on meille kaikille tuttu viestimismuoto. Viestejä lähetetään ja vastaanotetaan nykyään jatkuvana virtana monilla eri päätelaitteilla. Sähköpostiviestit kulkevat tietokoneissa, tableteissa ja kännyköissä. Sähköpostit ovatkin korvanneet hyvin paljon perinteistä kirjeliikennettä. Postikortteja sentään vielä lähetellään tavallisen postin kautta, usein onnittelumielessä tai tervehdyksenä lomamatkalta.

Harva tulee viestejä lähettäessään miettineeksi sähköpostin tietoturvaa. Monikaan meistä ei varmasti lähettäisi henkilötietoja, salasanoja tai luottokorttitietoja postikortilla. Tavallisen sähköpostiviestin tietoturva ei kuitenkaan ole yhtään perinteistä postikorttia parempi. Kirjeeseen, saati sitten kirjattuun kirjeeseen, ei normaalia sähköpostiviestiä voi verrata parhaalla tahdollakaan.

Sähköpostiviestit kulkevat tietoverkossa selväkielisinä. Jos ulkopuolinen haluaa poimia sähköpostiviestin itselleen, se ei vaadi rakettitiedettä, eikä edes insinööritutkintoa.

Monissa yrityksissä on tehty ohjeistukset siitä, millaisia asioita sähköpostiviesteissä voidaan lähettää ja millaisia ei. Valitettava totuus kuitenkin on, että säännöistä ja määräyksistä huolimatta sähköposteissa liikkuu uskomattoman paljon arkaluontoista materiaalia. Aivan viimeaikoina on onneksi ollut havaittavissa pientä heräämistä tähän todellisuuteen. Tässä asiassa valistuksen tie on kuitenkin vasta alkutaipaleella.

Useat tutkimukset ovat osoittaneet sen, että vaikka yrityksen sisäinen määräys kieltäisi esimerkiksi henkilötunnusten lähettämisen tavallisessa sähköpostissa, liikkuu tällaista tietoa viesteissä yllättävän paljon. Sähköpostien kautta levinneistä tiedoista ei kovin paljoa ole mediassa kirjoitettu. Viestivarkaat kun eivät useinkaan halua toimistaan huudella, ja ne, joilta tiedot ovat vuotaneet, eivät liioin halua siitä julkisesti kertoa.

Sähköpostien salaus ei ole mikään uusi keksintö. Salaustekniikoilla on mahdollista muuttaa sähköpostiviestien tietoturvataso postikortista kirjeen tasolle tai jopa kirjatuksi kirjeeksi. Ongelmana tähän asti on ollut, että salaustekniikoiden käyttö on ollut niin hankalaa, että se on ollut niiden käyttöönotolle usein liian korkea este. Onneksi viimein on alkanut tulemaan myös niin helppokäyttöisiä salausvaihtoehtoja, että se ei ole enää niiden käyttämisen esteenä.

Nykypäivänä salatun sähköpostin lähettäminen ja vastaanottaminen on hyvillä tekniikoilla toteutettuna yhtä helppoa, kuin tavallisen sähköpostin. Myöskään hinta ei varmasti nouse enää kynnyskysymykseksi. Ja onhan salatun sähköpostin käyttö myös imagollisesti varsin positiivinen signaali yrityksen asiakkaille ja yhteistyökumppaneille. Viestittäähän salatun sähköpostin käyttö, että yritys pitää tärkeänä sitä, miten arkaluontoisia ja henkilökohtaisia tietoja käsitellään.

Kehottaisinkin kaikkia tuumimaan, millaista materiaalia sähköpostin välityksellä tulee lähetettyä. Ovatko kaikki viestit sellaisia, että ne voisi hyvillä mielin liimata vaikkapa kaupan ilmoitustaululle. Jos näin ei ole, niin kannattaa miettiä, olisiko syytä pohtia toimintamalleja uudemman kerran. Tässäkin asiassa tyyli on vapaa, mutta pakollinen.

4.9.2012

Windows XP, mitä sinulle kuuluu nykyään?

Microsoft Windows XP:n julkaisusta tulee piakkoin kuluneeksi 11 vuotta. Suomessa kyseinen käyttöjärjestelmä on kuitenkin edelleen käytössä joka toisessa 5-250 henkilön organisaatiossa. Palvelinpuolella Windows Server 2003 puolestaan saavuttaa kymmenen vuoden iän ensi keväänä. Se on käytössä vielä suuremmassa määrässä yrityksiä kuin Windows XP. Mitä kymmenen vuotta vanha käyttöjärjestelmä oikeastaan tarkoittaa?

Kuten kaikki tiedämme, kymmenen vuotta on tietokonemaailmassa todella pitkä aika. Uskoakseni äärimmäisen harvalla meistä on päivittäisessä käytössä kymmenen vuotta vanhaa tietokonetta. Kuitenkin monet meistä pitäytyvät tutussa ja turvallisessa käyttöjärjestelmässä. Tosiasiassa kuitenkin näistä ominaisuuksista vain tuttuus pitää paikkansa. Vanhojen käyttöjärjestelmien turvallisuus, tai oikeammin turvattomuus, onkin ehkä tärkein syy, miksi nyt olisi viimeinen hetki alkaa pohtia ohjelmistojen päivittämistä nykyaikaan.

Tietoturvan taso Windows XP:n ja Windows 7:n välillä on huomattava. Microsoft on lopettanut Windows XP:n perustuen jo huhtikuussa 2009. Jatkettu tuki, joka sisältää lähinnä vain kriittisimmät tietoturvapäivitykset, tulee loppumaan keväällä 2014. Huomattavaa siis on, että Windows XP:tä ei enää hyvään toviin ole kehitetty lainkaan. Käytännössä se ei vastaa enää tämän päivän vaatimuksiin sen paremmin tietoturvansa, ominaisuuksiensa kuin yleisen laite- ja ohjelmistotuenkaan kannalta.

Jos uskoisimme, että yritysmaailma tulisi päivittämään käyttöjärjestelmät ennen kevättä 2014, tarkoittaisi se hurjaa rumbaa. Niin tuskin tulee tapahtumaan, mutta varmasti seuraavien puolentoista vuoden aikana monessa yrityksessä on melkoinen tohina kyseisen asian kanssa. Ja kyseiseen asiaan olisi mielestäni hyvä herätä juurikin nyt. Tässä vaiheessa hieman isommassakin yrityksessä on mahdollista toteuttaa projekti vielä hallitusti ja suunnitellusti. Vuoden päästä se ei välttämättä enää ole mahdollista.

Jos vaikka unohtaisimme tässä vaiheessa tietoturvasta puhumisen ja tuudittautuisimme ajatukseen, että eihän meille mitään käy, niin voiko jokin muu asia tulla ongelmaksi jatkossa? Vastaus on yksinkertainen, kyllä. Käytännössä esimerkiksi iso osa ensi vuonna julkaistavista tietokoneista tulee olemaan sellaisia, että niihin ei yksinkertaisesti voi asentaa Windows XP -käyttöjärjestelmää. Ensi vuonna julkaistava Microsoft Office 2013 ei myöskään ole asennettavissa XP:iin. Nämä vain muutamia selkeitä esimerkkejä mainitakseni. Yksinkertaisesti aika vain on ajanut vanhan käyttöjärjestelmän ohi.

Jos yrityksessäsi on yhtäänkään useampia XP-tietokoneita tai Windows Server 2003 palvelinta, niin lämpimästi suosittelen ottamaan päivittämisajatuksen vakavasti. Jotkut saattavat tietenkin miettiä, että päivittääkö Windows 7:aan vai ensi kuussa julkaistavaan Windows 8:aan. Näistä vaihtoehdoista molemmat voivat olla hyviä. Kumpi on parempi juuri teidän yrityksellenne, niin siitä kannattaa varmasti keskustella niin yrityksessä sisäisesti, kuin yrityksen IT-kumppaninkin kanssa. Paljon vaikuttaa esimerkiksi yrityksen laitekanta ja käyttäjien liikkuvuus. Onko käytössä vain perinteisiä työasemia vai myös tablet-tietokoneita ja älypuhelimia? Mitkä ovat olleet suurimmat haasteet tietotekniikan ympärillä? Kun uudistusta kerran lähdetään tekemään, niin silloin kannattaa levittää kortit pöydälle ja tuumata hetki rauhassa. Mikäli yrityksessä ei ole omaa IT-henkilöstöä, niin asiantunteva IT-kumppani nousee arvoon arvaamattomaan. Käyttäjien tehtävä on kertoa tiedossa olevat epäkohdat ja haasteet. IT-kumppanin tehtävä on ratkaista ne.

Vaikka Windows XP onkin se tuttu ja hyväksi koettu, niin kaikki kuitenkin loppuu aikanaan. Ja vaikka usein uusi ja tuntematon saattaa ensi alkuun vähän jännittää, niin muutos ei loppujenlopuksi ole varmasti tässäkään asiassa lainkaan pahasta. Aluksi uudistus saattaa tuntua hankalalta, kun asiat toimivatkin vähän eri tavalla kuin ennen. Kun sitten pääsemme uuteen rytmiin kiinni, niin usein huomaammekin, että tämähän olisi pitänyt tehdä jo aikoja sitten.

17.3.2012

Tarjousten ja toimittajien vertailu hieman pintaa syvemmältä

Tietoviikon CIO-verkkosivustolla julkaistiin mielenkiintoinen Matti Kinnusen kirjoittama artikkeli otsikolla ”Ostaja, älä tuijota pelkkää hintaa!”. Artikkelissa nostetaan esiin seikkoja, joita yrityksen olisi hyvä huomioida IT-hankintojen yhteydessä. Tarjouspyyntöjä vertailtaessa hinnan lisäksi huomiota kannattaa kiinnittää myös moniin muihin asioihin.

Olen itse huomannut, että usein tarjouksia vertailtaessa huomio kiinnittyy todella vahvasti hintaan. Hinta totta kai on olennainen tekijä, mutta erittäin olennaista luonnollisesti on, mitä tuolla hinnalla todellisuudessa saadaan. Kuten artikkelissakin mainitaan, eri palveluntarjoajien tarjousten sisällöt vaihtelevat yleensä aina. Vaikka tarjouspyyntö olisi siis identtinen, saadut tarjoukset voivat vaihdella huomattavissa määrin.

Palveluntarjoaja voi lähteä tarjoamaan hyvin kokonaisvaltaista ratkaisua asiakkaalle. Tarjous voi lähtökohtaisesti sisältää kaikki ennalta odotettavissa olevat toimenpiteet. Tarjoukseen on voitu heti sisällyttää kokonaisvaltaisesti esimerkiksi projektin suunnittelu, mahdollisten kumppaneiden kartoitukset ja kilpailutukset, itse projektin toteutus, käyttäjäkunnan opastus ja niin edelleen. Lisäksi kokonaisuuteen voi kuulua ylläpito- ja tukipalvelut, jolloin käyttöönoton jälkeisetkin kustannukset ovat hyvin pitkälle ennakoitavissa.

Toisella laidalla puolestaan voi olla tarjoaja, joka perustaa tarjouksensa hyvinkin karsittuun kokonaisuuteen. Tällöin esimerkiksi projektin suunnittelu voi olla tuntityönä toteutettava, mahdollisten kumppaneiden hankinta voi jäädä ostajan velvoitteeksi, ja projektin jälkeiset toimet ovat yleensä erikseen laskutettavaa työtä. Näiden kahden ääripään väliin voi taas mahtua lukuisa määrä erilaisia variaatioita.

On siis sanomattakin selvää, että tarjouksen viimeisellä rivillä olevien hintojen vertailu ei ole mahdollista, tai ei ainakaan missään mielessä järkevää. Jos tarjous ei ole kokonaisvaltainen vaan sisältää useita optioita, on vertailutyö usein haastavaa.

Itse toimittajia kannattaa aina tarkastella hieman lähempää, kuten Kinnunen artikkelissaan kirjoittaa. Millainen taloudellinen tilanne toimittajalla on? IT-alalla on paljon toimijoita, joiden tilanne saattaa olla kriittinen tai vähintään heikohko. Toisella puolella toki löytyy hyvin vahvoja toimijoita, joiden talous on terveellä pohjalla. Jos koko yrityksen tietotekniikan antaa ulkopuolisen käsiin, on ensiarvoisen tärkeää, että itse luottaa toimittajaan sataprosenttisesti.

Tätä luottamusta voi ja kannattaa hakea toimittajan nykyisistä ja miksei jopa entisistäkin asiakkaista. Useilla toimijoilla on olemassa valmiita referenssejä. Asiakkaisiin voi usein olla itse henkilökohtaisesti yhteydessä ja tiedustella yhteistyön toimivuudesta. Mikäli referenssejä ei ole tai niihin yhteyden ottamista katsotaan pahalla tai asiaa kierrellään, voi se olla merkki heikosta asiakastyytyväisyydestä.

Kuten usein sanotaan, ensivaikutelma on tärkein. Kun olet jättänyt tarjouspyynnön, miten asiat ovat siitä eteenpäin sujuneet. Jo siis ennen ostopäätöksen tekemistä. Vastattiinko tarjouspyyntöön nopeasti ja asiallisesti? Ollaanko sinusta ja tarpeistasi aidosti kiinnostuneita?

Matti Kinnusen artikkelin löydät Tietoviikon-sivuilta

31.10.2011

Aika on rahaa ja pitkä aika paljon rahaa

Kategoria: Tietotekniikan soveltaminen liiketoiminnassa,Tietoturva — Kimmo Haapavuori @ 22.47

Harvassa lienevät sellaiset yrittäjät, joille kiire olisi tuntematon käsite. Sama tuntuu pätevän myös isoon osaan yritysten työntekijöitä. Yhä useammin kuulee jopa eläkeläisten suusta, että aika ei tahdo riittää kaikkeen mihin tahtoisi. Mistä ihmeestä tämä ylenpalttinen kiire oikein johtuu?

Kun tarkastellaan lähemmin tavallista pientä suomalaista yritystä, voi hyvin usein huomata erään mielenkiintoisen seikan. Yrityksen toimialasta riippumatta yrityksen työntekijät ja useimmiten erityisesti yrityksen toimitusjohtaja työskentelee sellaisten työtehtävien parissa, joilla ei ole mitään tekemistä yrityksen ydinliiketoiminnan kanssa.

Yrityksen toimitusjohtaja suunnittelee ja mahdollisesti myös toteuttaa markkinointia ja mainontaa. Hän myös suunnittelee työntekijöiden työpisteet, laitteiden sijoitukset ja ergonomiset ratkaisut. Mahdollisesti siinä sivussa tulee vedettyä tarpeen vaatiessa vähän uusia sähköjohtoja tarvittaviin paikkoihin. Iltaisin työpäivän päätteeksi nopeasi imuroidaan toimistolla ja seuraavana talviaamuna kaivetaan lumikola varastosta, jotta saadaan parkkipaikka vapaaksi asiakkaiden autoille.

Äärimmäisen harvoin näillä ihmisillä kuitenkaan on minkäänlaista markkinoinnillista koulutusta. Sähkömiehen tai sisustussuunnittelijan papereista nyt puhumattakaan. Itse tehdyn pienen mainoskampanjan jälkeen ei osata tulkita miten mainostus on onnistunut. Mutta yrittäjä voi useimmiten kuitenkin olla hyvin tyytyväinen, kustannuksiltaanhan ratkaisu oli varsin edullinen.

Hyvin usein sama toimintamalli näkyy myös yrityksen IT-ratkaisuissa. Tarjouslehtisestä bongataan edullinen työasematarjous sekä lasertulostin puoleen hintaan. Ja näin saadaan uudet laitteet toimistolle varsin vaivattomasti. Uusien laitteiden ja ohjelmistojen asennus käy kätevästi, kuten kotonakin on totuttu tekemään: asenna, seuraava, seuraava, valmis. Entäpä mahdollisissa ongelmatilanteissa? Kun työntekijällä tulee virheilmoitus ruutuun, rientää toimitusjohtaja auttamaan. Hetken pohdinnan jälkeen ongelma saadaan, jos nyt ei ratkaistua, mutta ainakin väliaikaisesti kierrettyä.

Lähes kaikki yrityksen asiat, liittyivätpä ne mihin tahansa, saadaan useimmiten ratkaistua yrityksen omalla neuvokkuudella. Eikö kuulostakin melko hyvältä? Vai olisiko sittenkin hyvä hetkeksi pysähtyä miettimään?

En epäile, etteikö niin sanotusti omalla porukalla olisi mahdollista selvitä hyvinkin erityylisistä tilanteista ja ongelmista. Haluaisin kuitenkin herättää pientä keskustelua siitä, missä mittakaavassa tällainen toimintamalli on oikeasti kannattavaa ja missä vaiheessa ulkopuolisen asiantuntijan käyttö olisi parempi ratkaisu.

Nykyään tietotekniikka on välttämätön osa arkea lähes jokaisella toimialalla. Joillekin yrityksille tietotekniikka antaa uusia mahdollisuuksia tai helpottaa joidenkin työvaiheiden suorituksia. Toisilla toimialoilla puolestaan lähes koko yrityksen toiminta kulkee tietotekniikan varassa. Yritys voi olla täysin riippuvainen IT-laitteistojen toimivuudesta, vaikka yrityksen oma toimiala ei siihen periaatteessa liittyisi mitenkään.

Mitä enemmän yrityksen toiminta on riippuvainen tietotekniikasta, niin luonnollisesti sen tärkeämmäksi järjestelmän toiminta ja ylläpito muodostuu. Lähes kaikissa yrityksissä tietotekniset ratkaisut toimivat vähintäänkin tyydyttävällä tasolla. Nyt, kun laitteistot siis toimivat. Mutta miten yritys on varautunut mahdollisiin ongelmatilanteisiin?

Uskallan väittää, että huolestuttavan isossa osassa yrityksiä ei ole varauduttu ongelmiin käytännössä mitenkään. Kriittisimmiksi kohdiksi nostaisin tietoturvan sekä varmistukset. Usein saatetaan ajatella, että kun jokin viruksentorjuntaohjelma on asennettuna koneille, niin homma on kunnossa. Tai kun tärkeimmät tiedostot on kopioituna ulkoiselle muistitikulle, niin varmistukset ovat hyvin hoidettuna.

Kokonaisuuden hallinta on kuitenkin viruksentorjunnan ja muistitikun lisäksi äärettömän paljon muutakin. Jos yrityksen sisällä ei ole tietoteknistä osaamista, nousee mahdollisissa ongelmatilanteissa luotettava ja asiansa osaava yhteistyökumppani arvoon arvaamattomaan. Yksi ajatusmallihan on, että ei ennenkään ole mitään isompia ongelmia tullut ja toisaalta, jos jotain suurta sattuu, niin pyydetään siinä vaiheessa asiantuntija paikalle. Valitettava tosiasia kuitenkin on, että silloin ollaan jo auttamattomasti myöhässä.

Voisin itse kertoa lukuisia tarinoita tosielämän tilanteista, joissa yllättävä vika, inhimillinen virhe tai ulkopuolinen hyökkäys on keskeyttänyt isompienkin yritysten toimintoja pitkiksi ajoiksi. Menetetyt tiedot, aika ja raha ovat olleet todella suuria.

Hyvin monille yrityksille olen myös pyrkinyt tuomaan esiin tietotekniikkaan liittyviä riskejä. Osa heistä on ottanut kertomani seikat huomioon, ja tietotekniset ratkaisut on päivitetty hyvälle tasolle. Osa yrityksistä on tiedostanut asian mutta päättänyt vielä toistaiseksi jatkaa olemassa olevilla ratkaisuilla. Kolmas ryhmä puolestaan ei ole mieltänyt riskejä riittävän suuriksi, jotta olisivat lähteneet konkreettisiin toimenpiteisiin.

Tarkoitukseni ei ole suoranaisesti pelotella, mutta haluan nostaa ajatuksia pintaan. Miten sinun yritysessäsi on varauduttu? Jos huomenna yrityksesi palvelimen kiintolevy rikkoutuu ja kaikki koneen tiedot katoavat tai jos murtovaras saa matkaansa sinun henkilökohtaisen tietokoneesi, millaisin ajatuksin olet? Tottakai harmitus on suuri ja erinnäisiä kustannuksia tulee, se on selvä asia. Mutta jos kuitenkin voimme todeta, että kaikki tiedot ovat edelleen itselläsi nopeasti ja vaivattomasti saatavilla, murtovarkaalla ei ole pääsyä yrityksesi tietoihin ja tärkeät projektisi jatkuvat aikataulussaan, voimme olla hyvillä mielin.

Jos taas pienikään epäilys jää vaivaamaan, niin kannattaa miettiä, olisiko asialle hyvä tehdä jotain. Kysyminen ei maksa mitään ja usein myös hyvin kattavan IT-kartoituksenkin voi saada täysin veloituksetta. Aika on rahaa ja pitkä aika on paljon rahaa. Jos tietoteknisen ongelman seurauksena lyhytkin aika nostaa hikipisarat otsallesi, voidaan kysyä, olisiko hieman huolettomampi aika mieluisampaa. Niin lyhyessä, kuin pitkässäkin juoksussa.  Tai siis ajassa.

20.4.2011

Verkkolaskutuksen käyttöönotto

Yrityksen harkitessa verkkolaskutukseen siirtymistä tulee yrityksen ottaa huomioon sekä verkkolaskujen lähetys että vastaanotto. Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto ovat toisistaan erillisiä prosesseja ja tilanteen mukaan niitä saatetaan myös hoitaa toisistaan erillisillä ohjelmilla. Verkkolaskujen lähetys- ja vastaanottoprosessit vaativat molemmat riittävää asiaan syventymistä ja onnistuneeseen verkkolaskutuksen käyttöönottoon liittyvät lähes poikkeuksetta sekä lähetys että vastaanottoprosessien suunnittelu.

Verkkolaskutuksessa Suomessa on käytössä useita keskenään kilpailevia verkkolask standardeja. Pankit käyttävät Finnvoice standardia, toinen varsin yleinen standardi on TEAPPS. Verkkolaskutukseen liittyy myös aina operaattorit, joita voivat olla esimerkiksi pankit tai erilliset verkkolaskuoperaattorit. Suomessa tavoitteena on ollut, että huolimatta käytetystä verkkolaskustandardista ja operaattorista, verkkolasku välitettäisiin aina vastaanottajalle, vaikka verkkolaskun lähettäjä ja vastaanottaja olisivatkin eri operaattoreiden asiakkaita. Verkkolaskujen toimittamisessa perille eri operaattoreiden välillä liittyy kuitenkin huomioon otettavia asioita.

Käytettävän verkkolaskustandardin ja verkkolaskuoperaattorin lisäksi kokonaisuuteen liittyy vielä kolmas tärkeä osa: yrityksessä käytettävä taloushallinto-ohjelmisto. Tyypillisesti yrityksessä on käytössä jo entuudestaan laskutusohjelmisto. Useimmissa tapauksissa olemassa olevaa laskutusohjelmaa voidaan käyttää myös verkkolaskutukseen, mutta ohjelma saattaa vaatia erillisen verkkolaskutus modulin ostamista. Verkkolaskutukseen soveltuva laskutusohjelmisto tuottaa verkkolaskuaineistoa jossain tietyssä verkkolaskustandardissa. Jos siis laskut halutaan lähettää Finnvoice standardin mukaisena,  on tärkeää varmistua, että laskutusohjelmisto tuottaa verkkolaskuaineiston nimenomaisesti Finnvoice muodossa. Mikäli laskutusohjelmisto tuottaa verkkolaskutusaineistoa eri standardissa kuin yritys haluaisi, on tätä aineistoa mahdollista muuntaa standardista toiseen. Muunto eli konvertointi aiheuttaa tyypillisesti kuitenkin ylimääräistä vaivaa ja edellyttää jonkinverran teknistä osaamista, josta johtuen yritys pääsee helpoimmalla, jos laskutusohjelmisto tuottaa verkkolaskutusaineistoa suoraan halutussa standardissa.

Laskutusohjelmisto tuottaa perinteisesti verkkolaskuaineiston, eli tiedoston joka sisältää verkkolaskuaineiston. Laskutusohjelmisto ei yleensä ota mitään kantaa laskun lähettämiseen asiakkaalle. Laskutusohjelmiston tuottama verkkolasku aineisto täytyy siis aineiston muodostamisen jälkeen lähettää eteenpäin. Verkkolaskuaineiston lähettäminen on helposti verrattavissa kirjekuorien viemiseen postiin. Verkkolaskuaineiston lähettämiseen on olemassa useita tapoja ja siihen vaikuttaa tyypillisesti aikaisemmassa vaiheessa valittu verkkolaskuoperaattori. Kullakin operaattorilla on yleensä verkkolaskuaineston lähettämiseen oma järjestelmä, kuten pankeilla verkkopankki. Verkkolaskuaineisto voidaan tyypillisesti lähettää myös yrityksen käytössä olevalla rahaliikenneohjelmistolla.

Verkkolaskujen lähetys valitulla mekanismilla on yleensä varsin suoraviivaista, jos vastaanottaja on saman operaattorin asiakas tai ainakin käyttää samaa verkkolaskustandardia. Tilanteissa, joissa lähettäjän ja vastaanottajan verkkolaskustandardi ja -operaattori poikkeavat toisistaan, on tärkeää varmistaa, että verkkolaskutus onnistuu ongelmitta näiden operaattoreiden välillä. Tähän liittyvä problematiikka on ajan kuluessa vähentynyt huomattavasti, mutta edelleen on tilanteita, joissa asiakkaan on tehtävä niin kutsuttaja yhdysliikennesopimuksia sen operaattorin kanssa jonne verkkolasku on matkalla. Tältä osin tilanne ei ole täysin yksiseltteinen ja asiasta kannattaa ottaa selvää omalta verkkolaskuoperaattorilta ja alkuvaiheessa kannattaa olla tarkkana, jotta mahdollisiin ongelmatilanteisiin osataan reagoida välittömästi.

Riippuen käytettävästä verkkolaskuoperaattorista, joissain tilanteissa verkkolaskujen mukana voidaan toimittaa liitteitä. Kaikki verkkolaskuopeaattorit eivät tätä kuitenkaan mahdollista. Jos liitteitä halutaan verkkolaskutuksessa käyttää, on tärkeä varmistaa, että myös vastaanottajalla on mahdollisuus lukea verkkolaskun mukana tulevat liitteet. Esimerkiksi Finnvoice standardi ei mahdollista liitteiden käsittelyä ja monissa tilanteissa liite saattaa tippua pois verkkolaskulta ennen kuin se saavutettaa vastaanottajan. Tämän vuoksi lähettäjäpään lisäksi liitteiden toimivuus on aiheellista tarkistaa aina myös vastaanottajalta.

Jotta verkkolaskutuksesta voitaisiin saada irti maksimaalinen hyöty, liittyy verkkolaskutukseen  varsin tyypillisesti laskujen kierrätysohjelmisto, joissa laskut tiliöidään, hyväksytään ja lopulta maksetaan. Kierrätysohjelman valinnassa on tärkeää pohtia soveltuvuutta yrityksen tarpeisiin. Yksinkertainen kierrätysohjelma ei välttämättä sovellu hieman monimutkaisempien laskujen kierrätykseen, kun taas kovin  monipuolinen ohjelmisto saattaa olla jossain tilanteissa asiakkaalle liian jäykkä. Myöskään kierrätysohjelmiston hinnan merkitystä ei pidä vähätellä. Varsin usein kierrätykseen käytettävä ohjelmisto voidaan hankkia niin kutsuttuna pilvipalveluna, jolloin ohjelmistoa ei osteta itselle vaan ohjelmistoa käytetään internetverkon ylitse ja ohjelmiston käytöstä maksetaan esimerkiksi kuukausi- tai transkatiotyyppistä maksua.

Yrityksen valitsema kierrätysjärjestelmä integroidaan yleensä yrityksen käyttämään taloushallinto-ohjelmistoon. Kierrätysohjelmiston mahdollisimman saumaton integroituminen taloushallintajärjestelmään ilman erityisen suuria ohjelmistojen räätälöintejä kannattaa varmistaa aina etukäteen. Mikäli verkkolaskutusjärjestelmä ja yrityksen muu taloushallintojärjestelmä eivät ole integroituna toimivasti keskenään, erittäin suurena vaarana on, että iso osa verkkolaskutuksella tavoitelluista hyödyistä jää saavuttamatta.

Verkkolaskutusjärjestelmän valinta ohjaa yrityksen strategiaa yleensä varsin pitkällä tähtämeillä ja tehtävän valintaan on tarpeen kiinnittää riittävästi huomiota. Ratkaisuja vertailtaessa myyntipuheisiin on usein aiheellista suhtautua tietyllä varauksella. Verkkolaskutuksen käyttöönotoista on jo kokemuksia varsin paljon ja useimmiten kollegoiden keskuudessa asiasta on jo entuudestaan kokemuksia, joita kannattaa mahdollisuuksien mukaan hyödyntää.

Kun verkkolaskutukseen on vihdoin onnistuneesti siirrytty, vaatii tämäkin vaihe  suunnitelmallisuutta. Niinkin yksinkertainen asia kuin oman verkkolaskuosoitteen toimittaminen laskuja lähettäville toimittajille saattaa välillä unohtua. Yrityksessä pitäisi myös sopia pelisäännöt prosessista, milloin yhteistyö uuden toimittajan kanssa aloitetaan, jotta uusi toimittaja voi ensimmäisestä laskustaan alkaen toimittaa laskut sähköisinä, jos toimittajalla on tähän suinkin mahdollisuus.

Jotta verkkolasku näyttää myös vastaanottajalla siltä kuin laskun lähettäjä on halunnut, on verkkolaskutuksen alkuvaiheessa tai mieluummin jo suunnitteluvaiheessa tärkeä varmistua, että kaikki haluttu tieto siirtyy verkkolaskulle. Ei ole itsestään selvää, että paperilaskulla näkynyt kenttä ja sinne syötetty tieto näkyy verkkolaskulla, vaan tämäkin vaihe saattaa vaatia laskun lähettäjältä hieman muokkaamista.

Verkkolaskutukseen siirtyminen on monivaiheinen prosessi ja asiaan liittyy muuttuvia komponentteja usein enemmän kuin mitä saattaisi kuvitella. Mikäli yrityksessä ei ole verkkolaskutukseen liittyvää osaamista, eikä suurta innostuneisuutta perehtyä asiaan erityisen syvällisesti, kannattaa tälläisessä tilanteessa yrityksen usein hankkia kumppani, joka auttaa yritystä verkkolaskutuksessa alkuun pääsemisessä ja toimii tarvittaessa myös jatkossa tukena ja turvana verkkolaskutukseen liittyvissä haasteissa. Joissain tilanteissa tämä kumppani saattaa löytyä samasta paikasta, jota yritys käyttää jo entuudestaan apuna IT-asioissa. Osaaminen IT-asioissa ei kuitenkaan tarkoita automaattisesti osaamista verkkolaskutuksessa.

Tilitoimistot tarjoavat varsin usein tämän tyyppisiä verkkolaskutukseen liittyviä palveluita omille asiakkailleen. Yrityksen kannattaakin useimmiten kysyä omalta tilitoimistoltaan onko heillä tarjota yrityksen tarpeisiin soveltuvia verkkolaskuratkaisuja.

Older Posts »